オフィス移転を成功させるには？ポイントや流れを解説

総務パーソンや経営者が絶対に失敗したくないビジネスの一大イベント、オフィス移転。成功に欠かせないポイントを3点に集約しました。

まずは移転の目的を整理しましょう。オフィス移転の主な目的には、業務拡大、効率化、コスト削減などが挙げられます。目的を明確に設定することで、効率的な移転作業や最適なオフィス選びが可能になります。

スムーズな移転のためには、移転までの流れやスケジュールを事前に把握しておくことが重要です。適切な計画によって、移転に伴う業務の停滞を最小限に抑えることができます。

必要な作業やタスクをリスト化し、図表で掲載します。そうすることで、作業の効率化を図ることができます。

オフィス移転は計画的に進めることが重要です。具体的なスケジュールやフローをあらかじめ図で示しておくことで、移転の全体像を把握しやすくします。タスク共有ツールを用いるのも有効でしょう。

計画的なオフィス移転は、物品の損傷や失敗を最小限にし、ビジネスの安定性を保ちます。スケジュール通りに進めるためにも、事前の計画と段取りが不可欠です。

意外と見落としがちなのが、旧オフィスの退去作業。オフィスの移転プロセスは、現在の契約条件を確認し、退去できる時期や原状回復工事の詳細を検討していくことから始まります。最初に、以前のオフィス関連の手続きを確認していきましょう。

原状回復は、主に以下の手順で行います。

特に指定業者が指定されていない場合、工事業者を自身で見つけなければならないため、解約予約時に同時に確かめます。

原状回復工事に特約が含まれていない場合、民法に基づいて「明け渡しの期日まで」に工事を実施する必要があるため、それに適したスケジュールを業者と調整します。通常、移転の2カ月前までに工事の発注手続きを完了させることが一般的です。

オーナーやビル管理会社と原状回復の範囲を確定した後、業者に見積もりを依頼します。例えば、床の一部が汚損している場合、その部分の修理のみを行うか、床全体を張り替えるかによって費用が大きく異なります。後で問題が生じないよう、確実に内容を確認しましょう。

引越しの際は、備品の梱包や移動、不用品の処分など、さまざまなタスクが発生します。旧オフィスの解約予約も忘れずに。

オフィス移転はビジネスにとって大きなプロジェクト。立地・費用・設備・デザイン・アクセス性などがオフィス選びのポイントとして考えられます。これらをもとに、自社にとって最適なオフィスを選びましょう。

オフィスの所在地や立地条件は、企業のブランド戦略にも関連します。また、社員の通勤時間、交通費、主要取引先へのアクセスも考慮しましょう。通勤時間が長い場所や取引先へのアクセスが不便な場所は避けるべきで、従業員の健康や業務効率に影響を及ぼす可能性があります。また、これらの要素が固定費増加にもつながります。

オフィス移転には、賃料、共益費、保証金、権利金、更新料、不動産手数料などの入居コストがかかります。特に保証金や権利金は高額になることがあるため、事前に確認し、あらかじめ適切な資金を用意する必要があります。

オフィス内の設備も確認したいポイント。WiFiの接続性、電話回線、空調設備の位置などは特に重要です。古いビルの場合は電気容量が制約されていることがあるため、使用開始前に必ず確認しましょう。

車を利用する場合、駐車場の有無や料金について確認するのがおすすめです。また、使用可能時間帯も確認しておくと良いでしょう。

オフィス周辺の環境も重要です。銀行、郵便局、役所など頻繁に利用する施設が近くにあるかどうかを確認するだけでなく、オフィス内に社員が食事をとる場所がない場合、近隣に飲食店や商業施設が充実しているかも確認しましょう。

オフィス移転は、検討からオフィス構築までに半年から１年以上かかるケースが一般的。伴走に不可欠なのがオフィス移転業者です。成功の鍵は、信頼性や実績のある業者を選ぶこと。継続的なお付き合いができるかどうか、自社が理想とするオフィスづくりに対応できるのかなどもぜひ考えたいポイントです。経験豊富なスタッフの有無や対応力、費用対効果などを踏まえ、複数の業者を比較し、慎重に検討して、最適な選択を行いましょう。

オフィス移転には、移転業者の料金、新旧オフィスの設備費、梱包資材の費用など、さまざまな費用が発生します。それぞれ大枠でまとめました。

前家賃* 、敷金、礼金、保証会社費用、仲介手数料、火災保険料など

*前家賃は、オフィススペースを借りる前に支払う賃料で、通常、契約の署名前や実際の入居前に支払われます。オフィススペースの使用を開始する前に、賃貸契約の条件を合意し、賃貸物件を確保するために支払われるものです。月額賃料の複数ヶ月分（例えば、2ヶ月分または3ヶ月分）に相当することが多いです。

引っ越し費用、内装工事費用、什器・備品の購入費など

原状回復費用、不用品処分費用など

税務署や法務局、社会保険事務所などでの手続きにかかる費用、名刺やパンフレットなどの作り直しにかかる費用など

オフィス移転後は、振り返りを行い、移転効果や課題を検証し、今後の運用を見直すことでPDCAを回します。

移転後も快適なオフィス環境を保ち続けるには、社員が新しいオフィスを活用し、目標とする働き方を実現することが大切です。従業員と直接コミュニケーションをとり、環境と労働環境を定期的に見直し、効果を検証していきましょう。

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* 2023年9月時点

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