在宅勤務の特長・メリット・デメリットを徹底解説

テレワークとは、「離れた場所」を意味する「tele（テレ）」と「働く」を意味する「work（ワーク）」を掛け合わせた言葉で、「会社から離れた場所で業務を行う」ことを指します。また、テレワークは、場所を問わずに業務を行うことに加え、時間を問わずに業務を行える意味合いも含んでおり、柔軟な働き方を示す単語としても使われます。

テレワークの働き方としては、自宅で業務を行う「在宅勤務」と、自宅外のオフィスやワーキングスペースなどで業務を行う方法があります。テレワークの概念は以前からあったものの、会社以外の場所で業務を行うよりも、会社内において、従業員同士が対面で業務を行う方が何かと便利であるため、テレワークの利用はなかなか進みませんでした。

しかし、2020年に入って、新型コロナウイルスの感染が拡大したことを背景として、多くの企業では、自宅でも業務を行える在宅勤務を積極的に導入しています。

テレワークの手段の一つとして、「在宅勤務」があります。私たちは在宅勤務という言葉を日常的に使用していますが、在宅勤務とはどのようなことを意味するのでしょうか。その定義について、あらためて確認しておきましょう。

◆ 在宅勤務の定義

在宅勤務の定義は、会社員であるものの、会社で業務を行わず、自宅で業務を行うことです。

通常、会社員は会社で業務を行いますが、在宅勤務を導入することによって、業務運営の効率化が図れることから、会社員であっても、自宅で業務を行うことが認められています。

◆ テレワークとの違い

テレワークと在宅勤務は異なるものではありますが、広い意味でとらえると、在宅勤務はテレワークの一種としてとらえることができます。

先述したとおり、テレワークとは場所を問わない働き方であり、業務を行う場所はかならずしも会社である必要はありません。また、在宅勤務は、業務を行う場所が自宅であることを先の項目で説明しました。在宅勤務では自宅で業務を行いますが、業務を行う場所が会社に限定されないという観点からみると、在宅勤務はテレワークの一種に分類されます。

なお、テレワークの場合は、会社以外の場所で働くという意味合いを持つのに対し、在宅勤務では、業務を行う場所は自宅に限られます。そのため、テレワークと在宅勤務は業務を行う場所に違いがあります。

在宅勤務を導入することによって、企業と従業員の双方がメリットを受けられます。はじめに、企業のメリットについて見ていきましょう。

① 優秀な人材を確保できる

在宅勤務を導入することによって、優秀な人材を確保できる可能性が高まるメリットがあります。

会社が人材の募集をする場合、一般的には会社に通勤できる人に限定されます。しかし、例えば、専門的な知識を有している人を採用したい場合、通勤圏内だけに絞って募集するよりも、採用の範囲を在宅勤務者にまで広げれば、募集は全国各地が対象となり、希望する人材の採用が実現しやすくなります。

② 通勤費などのコストが削減できる

また、在宅勤務を導入した場合の企業のメリットは、コストの削減が図れることです。削減できるコストとしては、通勤費や、従業員が出張などで移動する場合の交通費などがあります。

会社の従業員数が多いほど、支払わなければならない通勤費は多額となります。特に、通勤距離が長い従業員が多くいるほど、会社としては通勤費の支払いが負担になることでしょう。

その点、在宅勤務を導入すれば、通勤費の支払額が抑えられることから、会社としてはコストを抑えることができるため、利益の増加につなげられます。

在宅勤務を導入することによって、従業員もメリットを受けられます。主なメリットとしては、ワークライフバランスの実現と、通勤のストレスから解放されることです。

① ワークライフバランスの実現

在宅勤務を行うことによって、ワークライフバランスが実現しやすくなります。

ワークライフバランスとは、仕事と日常生活のバランスがほど良い状態のことですが、現実としては仕事がメインになりがちで、日常生活においてゆとりを持つことは難しい状態といえます。

在宅勤務を行えば、通勤時間が浮く分、時間を有意義に使えるようになります。例えば、家事や子育て、介護の時間にもあてられます。または、プライベートの時間を充実させることも良いでしょう。ワークライフバランスの実現により、日常生活を充実させることで、気持ちの面で張りが出ることから、前向きな気持ちで業務に取り組みやすくなります。

② 通勤などのストレスを軽減できる

また、在宅勤務を導入することによる従業員のメリットとしては、通勤のストレスが軽減しやすいことです。

地域にもよりますが、満員電車や渋滞する道路を利用して通勤をしている人は少なくありません。また、そのような通勤の時間が長いほど、出社の時点ですでに疲れ切ってしまうこともあるのではないでしょうか。

その点、在宅勤務であれば、通勤する必要がないため、通勤のストレスがない状態で、余裕を持って業務を始められます。

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在宅勤務を実施すると、メリットが得られるだけでなく、デメリットも生じます。企業にとっては従業員の労務管理と導入コストが、従業員にとってはコミュニケーションの不足が、主なデメリットとして挙げられます。

① 労務管理が難しくなる

在宅勤務を導入するにあたって、企業にとってデメリットとなりやすいのが労務管理であり、労務管理の中でもネックとなりやすいものは勤怠の管理です。

勤怠とは出勤の状況を意味する単語で、具体的には出勤と退勤の時間や、休憩時間の状況を管理することを意味します。従業員が会社で勤務する場合は、出勤時と退勤時にタイムカードを押すことから、勤怠管理は容易ですが、従業員が在宅勤務を行う場合、会社側は従業員の出勤時間と退勤時間を把握することが難しくなってしまいます。

しかし、このような問題は、勤怠管理ツールを導入することで解決できます。勤怠管理ツールを利用して、出勤と退勤の打刻ができるタイプや、業務で使用するパソコンにログインしたタイミングで自動的に出勤扱いとなり、パソコンをログアウトしたタイミングで自動的に退勤扱いになるツールもあります。

② 導入コストがかかる

在宅勤務を導入することで、通勤費などのコスト削減につなげられる一方、導入コストもかかります。企業にとっては、このコストが負担となり、デメリットに感じてしまうこともあるでしょう。

在宅勤務を導入する場合にかかる主なコストとしては、セキュリティ対策の強化や勤怠管理ツールの導入、オンライン会議システムの導入などがあります。

在宅勤務を導入することは、一見高コストに感じられますが、長期間にわたって在宅勤務を継続すれば、むしろコスト削減の効果が高まり、導入コストを回収することも可能となります。

③ 正当な評価が受けづらい

在宅勤務で従業員がデメリットに感じることは、正当な評価を受けづらい点です。

在宅勤務を行っている場合、上司としては部下の働きぶりを直接確認できないため、上司としても勤怠評価が難しいと感じてしまいます。そのような状態では、上司による部下の評価があいまいなものとなり、部下の立場としては、評価内容に対して納得しがたいと感じてしまうことがあります。

正当な評価を行うには、一定期間内に達成すべき目標を立て、期間内にその目標が達成できたかどうかを基準にする方法が適しています。この方法であれば、目標を達成できたかどうかが基準となるため、上司としても評価をしやすくなるでしょう。

④ コミュニケーションが不足しがち

また、在宅勤務ではコミュニケーション不足になりがちです。

会社内であれば、お互いに顔を合わせる機会が多いために、ささいなことであってもコミュニケーションを取りやすいですが、在宅勤務では、他の従業員と直接顔を合わせることがないため、コミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。

コミュニケーションが不足すると、仕事に対する詰めが甘くなり、仕事の質が低くなることも考えられます。Web会議システムなどを利用して、オンライン上でもコミュニケーションを取るようにすることで、仕事の質を保つことができるでしょう。

在宅勤務を導入する場合、メリットだけでなくデメリットも生じることがあります。在宅勤務の導入後にトラブルの発生を防ぐためにも、導入するときに抑えておきたいポイントを紹介します。

・セキュリティ対策を万全にする

在宅勤務を導入する場合は、セキュリティ対策を万全に行っておく必要があります。

セキュリティ対策の効果を高めるためには、技術的な面から対策を行うことです。具体的な対策方法としては、ウイルス対策ソフトの利用やハードディスク内のデータの暗号化などがあります。

そのほか、従業員が在宅勤務中に守るべきルールを定めておくことも、セキュリティ対策につながります。一例としては、在宅勤務中におけるパソコンの管理方法を定めておくことや、従業員が不必要なアプリをインストールする、いわゆる「シャドーIT」が発生しないよう、インストールするアプリの基準を設けることがあります。

・勤怠管理などのルールを決めておく

そのほか、勤怠管理のルールを決めておくことで、出退勤に関するトラブルを防ぎやすくなります。

在宅勤務中に勤怠管理を確実に行う方法としては、勤怠管理ツールの導入がもっとも簡単です。勤怠管理ツールは、従業員が出勤と退勤の打刻を行う必要があることから、従業員にその方法を周知し、確実に打刻してもらうようにします。また、勤怠管理ツールを導入していない場合は、原始的なやり方にはなりますが、出勤時と退勤時に上司にメールで連絡する方法もありでしょう。

在宅勤務が始まったときは、勤怠管理をどのようにするのかを決めておき、できる限り分かりやすい方法を採用しましょう。

今後、テレワークがますます広がることにより、在宅勤務を導入する企業は増えるものと見込まれます。

在宅勤務を導入することにより、メリットのみならず、デメリットも生じることになりますが、あらゆる方法やツールを活用することによって、デメリットを解消することは十分に可能です。

在宅勤務ならではのメリットを十分に活かしながら、従業員にとって働きやすい環境づくりを目指し、会社としては業務の効率化を推進していきましょう。

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* 2020年8月時点

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。