ハイブリッドワークの定着から見るフレキシブルオフィスの有効性

『月刊総務』代表/戦略総務研究所 所長 豊田 健一氏

株式会社リクルートで経理、営業、総務、株式会社魚力で総務課長を経験。『月刊総務』*前編集長。現在は、戦略総務研究所所長、（一社）FOSC代表理事、一般社団法人ワークDX推進機構の理事、ワークフロー総研フェローとして、講演・執筆活動、コンサルティングを行う。
*『月刊総務』は1963年に創刊された、総務や人事に特化した日本で唯一の総務専門誌。

新型コロナ感染症の陽性者数が、再び増加傾向にあります。将来的にはエンデミック（感染症の流行が特定の地域に繰り返し発生すること）化するのではないかと言われており、完全になくなることはないかもしれません。
また、日本とは季節が反対のオーストラリアでインフルエンザが急激に流行していると報道されています。コロナ禍でうがい、手洗い、消毒を徹底することでインフルエンザ患者も激減したものの、インフルエンザウイルスに対する免疫が弱っています。この冬は日本でもオーストラリアのようにインフルエンザウイルスと新型コロナウイルスの流行、つまりツインデミックの発生が懸念されています。
そのような状況下で、サードプレイスやフレキシブルオフィスと種類や呼称は異なるものの、働く場の選択肢が増えています。しかし、働く場を選ぶ際の軸が曖昧だと、従業員は選びようがありません。そこで、契約をはじめ働く場の実務を担う総務が「なぜこれを選んだのか」「どのような成果が出せるのか」といった選択軸のガイドラインをきちんと示すことが必要です。
コロナ禍で在宅勤務の導入が一気に進んだことからも、変化の予兆をとらえ、変化を機会として利用することが求められています。情報収集を怠りなく続け、パンデミックやエンデミックに対応しつつ、働き方の変化をいかにキャッチアップしていくかがこれからの総務の大切な役目だと考えます。

企業が働く場の選択肢を増やし、従業員が自ら「自分が成果を上げられる場所」を選べるようになってきています。「働く場を選ぶことができれば、この会社を選ぶ」という、これまで企業に対して従属的だった個人が企業を選ぶようになったため、働く場の多様化は採用活動にも大きな影響を与えます。各自でしっかりと「自分が成果を上げられる場所」を選んで仕事をすることで従業員の自立性と主体性が育まれ、その流れでジョブ型雇用が広がり、企業自身も自立的かつ自走できる組織となっていくと考えられます。

出生率低下による労働人口の減少も見逃せません。2010年代後半、働き方改革の流れで登場したA＆R（アトラクション・アンド・リテンション）は、企業の魅力を高めることで優秀な人材を引きつけて獲得し、定着してもらうための基本戦略です。感染症の流行に関係なく、労働人口が減少する現代においては常に意識するべきものでしょう。
その後「健康経営」という言葉が登場し、労働環境が良く離職率が低いなど働きやすい「ホワイト企業」に労働力が集まることが指摘されるようになりました。
今は「ウェルビーイング」の重要性が言われています。従業員が身体的、精神的、社会的に良好な状態で働ける環境が重視されるようになったのです。
今後も労働人口が減っていく日本において、人材は貴重です。どのようにして働く場に求心力を持たせるか、従業員が健康的に働けるかといった、人を中心とした働く場をどうデザインし実現するかがとても重要になっています。

企業が働く場を選べる状態にすることで、従業員は「今日はこの仕事をやる。その成果が最も上がる場所はここ」と自ら考え、主体性を育んでいきます。選択肢が増えれば増えるほど、その結果としてますます主体性が醸成されていくと言えます。

先を見通しづらい時代は、情報収集もさることながら、いかに外部環境へ適応できるかが問われます。内に閉じこもっているだけでは、変化に対して敏感になれません。他社や外部の方、専門家とのネットワーキングなど、どれだけ外の空気に触れて外を見るか、接点を作るかは、環境適応にもイノベーションを起こす上でも必要です。

いろいろな背景を持つ人が働ける、多様性（ダイバーシティ）が働く場に求められます。これは、ABWやサードプレイスといった、ひとりひとりが最も輝ける個別最適のための柔軟性を働く場に確保するという意味です。

近年よく言われる「パーパス（存在意義）経営」ですが、図のように「自分らしさ」「関係性」「心身の健康」という要素がピラミッド型で積み重なることで実現します。すべての基礎となる「心身の健康」つまりWell-Being（ウェルビーイング）のためには以下の三つのポイントがあげられます。

自分が働くにあたって最適な場があるかどうか、または自分で工夫して作れるかどうかといった選択肢の有無が大切です。種類も仕立ても異なるミーティングスペースを複数用意している企業では、「今日はここがいいかな？」と選べることで従業員のモチベーションが上がっています。

働く場の仕掛けとして、リフレッシュルームやイベントなどさまざまな人々が交流できる場をどう仕立てるかは、総務として考えるべきポイントです。互いが知りあうきっかけとなる情報を社内コミュニケーションメディアを通じてどう伝えるかなど、メディアと場とイベントを融合させて関係性を育むことが重要です。

オフィスに観葉植物などのグリーンを取り入れることで、従業員のストレスが軽減されリラックスできるため、生産性が上がります。

在宅勤務やワーケーションなど、柔軟性がある働く場をいかに用意するかが、今後の働き方改革に有効です。
『月刊総務』では、ウェブ上のオフィス、つまりバーチャルオフィスを導入しているか、またサードプレイスの契約を考えているかどうかをヒヤリングしたことがあります。
以下の図が示すように、バーチャルオフィスについては「導入する予定はない」が最多で63.7%ですが、サードプレイスを「契約している」と答えた企業は23%、「契約を予定している」「検討している」と答えた企業が合わせて30％でした。
実際に契約している、およびこれから予定または検討している企業が過半数を超えていることからも、サードプレイスとしてのフレキシブルオフィスの種類に加え、今後はさらにその数も増えていくだろうと考えられます。

コロナ禍でオフィス面積を縮小した企業も多いと思います。しかし、コロナ禍では平均40％程度だった出社率が今後、80％や100%となった場合、全員を収容できないという問題が発生します。
新型コロナウイルスのような感染症がいつまた発生するのか、それらが常態化するとしたらオフィス面積をどうすべきかを考える際、「所有」することから「利用」することへと考え方を変えることも一つの方法です。つまり、調整弁としてサードプレイスを利用するのです。
フレキシブルオフィスには1か月単位の契約や、従量課金制といったさまざまな契約体系があります。あえて所有せずに利用することは、何が起こるか見通しづらい状況下では合理的な方法だと思います。

サードプレイスと一言で言っても、多種多様なのできちんと確認しましょう。セキュリティは担保できるか、個室が必要かなど自社の働き方をふまえて検討していくべきです。

自社の営業所的なサテライトオフィス、占有スペースや共有スペースがあるレンタルオフィスやシェアオフィス、そしてコワーキングプレイス、住所を貸し出すバーチャルオフィス、そしてセールス担当者がちょっと立ち寄って資料をプリントアウトするといったことが可能なタッチダウンオフィスなど、それぞれをきちんと整理して理解しましょう。
また、自社物件として所有するオフィスとフレキシブルオフィスの利用との関係も考えるべきです。どこにあれば使い勝手が良いのか、サードプレイスの利用が可能な職種と本社でないと業務に差し障る職種など、ガイドラインをしっかりと設けることが大切です。

今後、感染症の流行についてどうなるかを見通すことはできません。どのくらいのスペースを自社で所有しておくべきか把握しておきましょう。

他の人、特に自社以外の人の働き方を見るのは刺激的なことです。外部との接点を求めてサードプレイスを利用する際、どのような人と接点を持つことになるかはなかなか選べませんが、自社の人材と異なったタイプの人々との接点で得られるものも多いと思います。

サードプレイスを多拠点で利用できるのであれば、出張時に便利です。サードプレイスを利用することで、これまで不可能だったことが可能になることがあります。働き方の選択肢が増えることで、ビジネスの可能性も広がっていきます。

企業と個人は選び選ばれる時代が進んでいくため、どのような働き方がニューノーマルになるかが、かぎです。総務は働き方の未来予想図を描くべきですが、その際に多様な働き方をいかに場に組み込むかが、今後の人材確保の視点からも重要です。

会社として目指すべき方向性に共感して入社してもらったら、その後も長く働いてもらいたいものです。しかしサードプレイスにおける社風の強化は難しいのが現実です。そのため、本社において社風や企業文化を強化することで、たとえリモートワークをしていても、つながりを感じながら従業員が業務にあたることができるようになります。個人が自由に働く場としての自宅、外部との接点かつ自宅と本社の中間地点としてのサードプレイス、そして本社は自社の色に塗り固めるというイメージです。

働く場の選択肢を作り、成果が出る働き方を推進していくのが総務の役目です。「そこで働く意味」「このように働くことで成果が上がる」といったガイドラインを総務が言語化し、従業員に向かって発信していくべきです。

サードプレイスを働く場の選択肢のひとつとして加えつつ、そこでうまく場を設計していくという役割が、今の総務に求められています。働く場の選択肢を増やすことで、優秀な人材の確保を促進したり、多様な人材が集まって外から刺激を受けつつイノベーションを生みだしたりすることが可能になります。
変化のきざしをとらえるため、これからの可能性を見る意味でもサードプレイスの導入を検討してみると、おもしろい発見があると思います。

WeWork Japan合同会社 Lead, Acquisition Marketing 城川 理央

以下は2021年7月末に、過去一年間の出社および在宅勤務状況について、WeWork が行った調査の結果です。コロナ禍でリモートワークが浸透してきた時期に、従業員数20名以上の企業に勤める20代から60代の男女合わせて1,000名を対象にアンケートを実施しました。

この結果から、明らかになったことが大きく二つあります。
一つは、全体の64%がリモートワークとオフィス勤務を交えた、いわゆるハイブリッドワークをしていたことです。
次に、「在宅勤務はしなかった」と回答している人が40代から60代では40%以上だったのに対し、20代では20%となっています。若年層のほうが、より積極的にハイブリッドワークを取り入れていることがわかります。

次に、一般従業員500名を対象に「週に5日仕事をする場合、何日程度オフィスで働きたいと思いますか？」という質問をしました。以下がその結果です。

50%以上が「週に1〜4日はオフィスで働きたい」と回答し、「毎日オフィスで働きたい」は25%、「オフィスで働きたいと思わない」は23%と、オフィスで働きたい人と働きたくない人の割合がほぼ同じです。
年代および性別の傾向を見ると、若年層でリモートワークを好む傾向が強いことがわかります。また、年代が上がるにつれてオフィス勤務を好む割合が多くなり、特に50代と60代の女性においてはその傾向が顕著に出る結果となりました。
この結果から、働く場の選択肢の多様化が望まれていることが伺えます。もし企業が働く場をオフィスのみ、または在宅勤務のみとした場合、従業員は働きにくさを感じてしまうかもしれません。

働く場の決定についての裁量権について聞いたところ、程度の違いはあるものの80%以上が「自分で決めたい」と答えています。そして、モチベーション向上のために働きやすいワークスペース環境を「重要だと思う」人の割合は83%にのぼります。
この二つの調査結果から、大多数の従業員が「働きやすい環境を自分で選んで仕事をしたい」と考えていることがわかります。
理想の働き方は人それぞれですが、企業は、それぞれの希望をできるだけ叶えるよう制度や働く場を柔軟にすることで、従業員満足度の向上がはかれます。今後の企業運営において、その方法の一つがハイブリッドワークの導入と言えると思います。

ハイブリッドワークとは、オフィス勤務とリモートワークを組み合わせた働き方を意味しますが、「エンジニア部門のみ原則出社、その他の職種は一部出社が必要」「全員リモートワーク」「原則週5日出社」「出社したい日は申請が必要」など、具体的な実施方法は企業それぞれで異なります。

実施方法は違っても、ハイブリッドワークには大きなメリットが三つあります。
まず、オフィスコストを削減できることです。100%の出社が前提でなくなれば、オフィスに必要な床面積も変わります。100名が在籍する企業であれば、コロナ禍前は100名全員がストレスなく使える広さのオフィスを用意していましたが、リモートワークの普及を受けて現在は半分の50名がオフィスに人がいれば多いほうと言えます。そのような場合は50名規模のオフィススペースで十分なので、賃料をコストダウンできます。
次に従業員満足度の向上につながること、最後に優秀な人材の採用につながることがあげられます。この二つは互いに関係が深い内容のため、関連調査を用いて解説します。

上のグラフの右側は、リモートワークに満足している理由を聞いた結果です。
最も多くあげられていたのが、「通勤時間の短縮、通勤費の節約になる」ことです。通勤時間が短縮できればプライベートの時間が増え、子どもや家族と過ごせる時間が増えるなど結果としてワークライフバランスを向上させられます。
「ストレスの少ない環境を選ぶことができる」のも魅力的です。リモートワークが常態化することで在宅勤務の環境が仕事をするにあたって快適になった人も多いのではないでしょうか。
以上のメリットから、ハイブリッドワークは企業にとっても従業員にとってもメリットのある働き方であると言えるでしょう。

ハイブリッドワークの実現には課題もあります。
ハイブリッドワークを推奨してオフィスコスト削減をしようとしても、今後のオフィス運用について考えなければなりません。パンデミック前は、ほぼ100%のオフィス出社が求められ、コロナ禍では100%のリモートワーク。しかしその後、少しずつオフィス出社に戻っていき、今は出社率50%。では、1年後はどうでしょうか？　先の見通しが立てづらい中、適正な床面積を見誤って縮小移転を行うと、短期間で再度、移転の必要に迫られることになるかもしれません。
また、リモートワークの推奨にはセキュリティ面での課題がつきものです。パンデミックが始まった当初は、突然、リモートワークが必要になり、その対応に追われた企業が多かったはずです。従業員が安心して働けるようセキュリティ面での課題を解消するのは、企業の大切な役割です。
リモートワークの普及に伴い明るみになった、モチベーション面での課題も見過ごせません。一人暮らしの方であればリモートワークが続くことで孤独を感じやすくなり、メンタルヘルスに良くない影響がでてきたり、同居家族がいる方は業務中にお互いの話し声が気になり、ストレスを感じてしまったりすることがあるでしょう。
「将来どうなるかわからないけど、セキュリティが担保され、モチベーション高く仕事ができる環境がほしい」こういった声に応え、ハイブリッドワークの課題を解決するのが、サードプレイスです。

サードプレイスとして注目を集めているのが、写真のようなフレキシブルオフィスです。

「フレキシブル」という名のとおり、柔軟な契約スタイルのオフィスを指します。一般的な賃貸オフィスとの比較は以下のとおりです。

一般的な賃貸オフィスは、数年単位の契約が一般的ですが、フレキシブルオフィスは月単位での契約が可能です。さまざまなサイズの専用オフィス（個室）があるため、床面積の拡大および縮小が柔軟に実現できます。
また、多くのフレキシブルオフィスでは内装やインフラ設備を完備しており、入居時の内装工事費や退去時の現状回復費用が大きく削減できることも特徴です。

フレキシブルオフィスがどのようにハイブリッドワークの課題を解決できるかを見ていきましょう。

フレキシブルオフィスは必要なときに必要なサイズのオフィスを借りられます。
一般的な賃貸では、一度契約すると、数年間、同じサイズのオフィスを使い続けることになります。近年では、およそ5年が平均値と言われています。そのため、出社率が下がると無駄なスペースが生じてしまい空席にお金を払い続けることになってしまいます。反対に、出社率が上がったり人員が増えたりした際には手狭になります。
フレキシブルオフィスであれば、月単位や1名単位で契約が可能なため、現在の出社率に最適なオフィスサイズを契約し、出社率が増えたタイミングでの拡張が可能です。デッドスペースのない最適なオフィス運用が可能となり、コスト削減につながります。
また、出社率が下がったのでオフィスを縮小移転しようとしても、一般的な賃貸の場合はビジネスに必要な設備やサービスを一から手配しなければなりません。
インターネット環境や家具の搬入など、オフィス開設には複数ベンダーとのやり取りが必要です。企業カルチャーを重視したオフィスデザインにするには内装工事も必要で、実際に業務を開始できるのは、入居してから最低でも2か月から3か月ほどかかります。
フレキシブルオフィスなら、家具やIT設備がすでに整っており、入居したその日からビジネスを始められる環境が整っています。ドリンクサービスがある、デザイン性の高いオフィスでは働くモチベーションも上がります。

セキュリティの担保は、企業の機密情報を守ることに加え、従業員の心理的安全性を保障する上で欠かせません。忙しい営業活動の合間にカフェで資料作成せざるを得ない、でも実は後ろから競合他社の営業担当者に見られているのでは……といった小さな不安やストレスをなくすためにも、きちんと入室制限されている、周囲の視線を気にしなくてよい環境が必要です。
WeWork ではICキーカードにより入退室できるエリアが制限されており、企業専用のWi-Fiを設置することも可能です。各拠点にはコミュニティスタッフが常駐しており、来客時はチェックインが必要などセキュリティ面でも万全です。

リモートワークはどうしてもストレスになってしまう。オフィスに出社するのも通勤時間がかかるし、作業も多いから、自宅のほうが効率よく仕事ができると考える方も少なくないでしょう。「今日、オフィスに行きたい！」という気持ちで出社できたら、生産性も上がると思いませんか？
WeWork なら、窓が大きく自然光がふんだんに入る明るく開放的な共有スペースが利用できます。1名から使える専用スペース（個室）もあり、ニーズに合わせた運用ができます。
会議室も大小さまざまでモニターがあったりホワイトボードがあったりと用途に合わせて使い分けられます。消音機能を備えた一人用のスペースなら、ウェブ会議や電話の際にも便利です。無料のドリンクサービスでは香り高いコーヒーや紅茶、夕方にはビールまで楽しめます。
そして、他の人とのコミュニケーションも、モチベーションの向上につながります。WeWork では多種多様なイベントやクラブ活動を開催し、入居者間の交流が盛んです。「同じオフィスにいる」という共通項から、つながりが生まれていく仕組みがあります。

社会情勢が急激に変化する中、オフィスの縮小や移転、分散などを検討する企業が増えています。また、働き方の多様化やDX推進のため、本社を WeWork に移転する企業も増加しています。
国内7都市39拠点*でフレキシブルオフィスを展開する WeWork は、コワーキングスペースやサテライトオフィスとしての利用はもちろん、1名から1,000名単位の規模の専用オフィスを月単位で契約可能です。入居後も、ビジネスや出社率といったそのときの状況にあわせて、専用オフィス（個室）の拡張や縮小が最短で翌月から可能なため、稼働率に見合った最適なオフィス運用を実現できます。
サードプレイスの導入や良質なハイブリッドワークの実現なら、セキュリティも万全、本社としても利用できる WeWork へぜひお問い合わせください。さまざまなプランを用意してお待ちしております。

* 2022年7月時点

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています

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