新時代のオフィス運営、重要なのは「オフィス分散」

まずはじめに、今注目を集める「オフィス分散」とは、どのような考え方でしょうか？

従来のオフィスでは、都心集約型でオフィスを持つという考え方が一般的でした。現在の多くのオフィスが、都心のビルのワンフロアもしくは複数フロアに、広いオフィススペースを構え、そこに社員をできるだけ集約するというスタイルではないでしょうか？

しかし、テクノロジーやサービスの進化、加えて昨今の社会情勢により、多様な働き方の実現が求められる中で、集約型のオフィスでは、働き方の選択肢を提供しきれないという課題を抱えています。また、先行きが不透明な状況において想定される、大きなビジネス環境の変化に対し、集約型のオフィスでは柔軟に対応しきれないと考えられます。

このような状況において、今、オフィス分散が、新しいオフィス運営の考え方として注目されています。オフィス分散とは、その名の通り、従来の集約型オフィスから、サテライトオフィス等、複数拠点のオフィスに、ワークスペースをシフトしていくことを指します。

オフィス分散への需要が高まっている背景には、昨今の社会情勢が大きく影響しています。また同時に、既存のオフィス運営とは異なる、新時代のオフィス運営に対して大きな可能性を見出している企業が少しずつ増えているという側面もあります。なぜ今、オフィス分散が注目されているのか、その理由を3つご紹介します。

1つ目に、様々な外部環境の変化に、柔軟に対応することができる点です。何かしらの理由でオフィスの利用が困難になった場合にも、複数のエリアに柔軟に利用できるワークスペースやサテライトオフィスを設置し、オフィス環境を分散しておけば、臨機応変かつ流動的に、従業員の働く環境を確保することができるようになります。

2つ目に、オフィスの分散が、従業員の多種多様な働き方を支援、推進できるという点です。多くの場合、従業員は毎日時間をかけて通勤をしています。特に、都心部の場合には、混み合う電車に身を揺られ、長時間の通勤をしているケースも多く見られます。このような状況が、従業員の“生産性”と“仕事への満足度”に良い影響を及ぼすとは考えられません。従業員の居住エリアの近くにサテライトオフィスを設け、通勤にかける時間を仕事や自己啓発の時間として有効に活用できるようになれば、仕事のパフォーマンス向上が期待できます。

また、外回りの営業をしているビジネスパーソンの目線で考えてみましょう。日々、色々なエリアを訪問する営業スタッフにとって、移動時間の短縮とワークスペースの確保は、最重要課題とも言えます。例えば、駅から好アクセスな複数のワークスペースを、営業のタッチダウンオフィスとして柔軟に利用することができれば、移動効率の飛躍的な向上を実現できるのみならず、快適な作業環境を提供することによるモチベーション向上、パフォーマンスの向上が想定できます。

まさに、オフィスの分散は、時間と場所に制約を受けない柔軟な働き方を支援し、従業員のモチベーション向上、生産性向上に繋がります。そして、これは、長期的な視点で言えば、従業員一人ひとりの多様な働き方を尊重する企業文化の醸成に繋がります。結果として、優秀な人材の確保や採用強化への効果も期待できるかもしれません。

そして、3つ目のメリットは、オフィスにかかるコストの削減です。リモートワーク等の柔軟な働き方が推進される一方で、既存の固定オフィススペースが維持されている場合、オフィススペースの稼働率は、大きく下がっていることが想定されます。

この機会に、自社の従業員がリモートワークをどの程度実施しているか、もしくは今後どの程度取り入れることができるか、を把握しながら、既存のオフィススペースの稼働方針を改めて検討しましょう。既存オフィスの一部を、フレキシブルオフィス等を活用した、サテライトオフィスに置き換えることで、コスト削減効果が期待できます。また、サテライトオフィスのスペースについては、固定のワークスペースではなく、フリーアドレス等を導入しながら、同時に定期的に稼働率を確認しておくことで、無駄のない最適なスペースを導入、維持していくことが大切です。

また、一般的なオフィスリースでは、オフィスの拡大・縮小や移転時に大きなコストが発生してしまいます。しかし、オフィス分散に伴い、フレキシブルオフィスを活用することができれば、オフィスの拡大、縮小、移転にかかる無駄なコストを、大幅に抑制することができます。

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オフィス分散を実現し、リモートワークを前提にした働き方にシフトするにあたり、企業が事前に注意、検討しておくべきポイントがいくつかあります。

まずは、コミュニケーション方法です。従業員数の規模に関わらず、働く場所が数カ所に分散されることで、対面でのコミュニケーションは大きく減ることが予想されます。これに対応すべく、対面せずとも、業務連絡や報告事項等が今まで通り、効果的に実現されるために、オンラインのコミュニケーションツールやビデオ会議システムなどを確実に導入をしておきましょう。また、ツールを導入するのみならず、それらのツールを全従業員が効果的に活用できるようにしておくことも、併せて重要です。

また、オフィスを分散することにより、物理的なアクションが必要なワークフローについては、今までより多くの時間や工数がかかることが想定されます。そのため、自社の業務フローの中で、書類やワークフローの電子化が実現できる部分がないか、改めて検討することが重要になります。

そして、今までリモートワークに馴染みのない従業員がいれば、効率的なリモートワークを遂行するためのサポートができるよう、従業員に対するトレーニングやフォロー体制も整えておきましょう。全従業員が、リモートワークに慣れている状況を整えることができれば、効果的なコミュニケーションや業務の実現が大いに期待できます。

オフィスを分散することは、多くの企業が抱える様々な課題解決につながる可能性があることが、お分かりいただけたかと思います。従業員一人ひとりの多様な働き方を支援し、誰もが自分らしく働ける、そんな新しいオフィス運営を検討しませんか？

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