レンタルオフィスの効果的な使い方　おすすめの業種や注意点も解説

レンタルオフィスは、オフィス家具や設備があらかじめ備えつけられているオフィススペースです。初期費用を抑えて、すぐに業務を開始したい人にとって魅力的です。また、コワーキングスペースやシェアオフィスのように、ひとつの空間を共有するわけではないため、高いセキュリティが求められる職業でも利用できます。一般的に、専用スペースや個室を利用できますが、半個室や完全個室などの構造や、提供されるサービスや料金プランは運営会社によって異なります。

参考：フレキシブルオフィスの種類を徹底比較！コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィス、サービスオフィスそれぞれの違いとは？

多くのレンタルオフィスには会議室があり、ホワイトボードやプロジェクター、モニターが完備されている場合が一般的です。人数によって広さを選べたり、登壇者の控室や懇親会のためのスペースを用意できるなど、用途によって柔軟に活用できます。そのため、普段の業務では利用せずセミナー開催時に、一時的に利用する人も増加傾向にあります。

フリーランスのビジネスオーナーは、打ち合わせでカフェやレストランを利用することがありますが、人が多くいる環境ではセキュリティ面でのリスクが伴うため、クライアントから好まれないのも実情です。レンタルオフィスを契約していれば会議室を利用できるため、大事な商談や打ち合わせでも安心して話を進められます。また、クライアントからの信頼向上も期待できるでしょう。

多くのレンタルオフィスで用意している有料オプションで、レンタルオフィスのスタッフが電話対応をし、用件を伝えてくれるサービスです。有料ではあるものの、秘書を雇うよりも格安で利用できます。電話対応まで手が回らない、電話に出られないときがあるフリーランサーにとっては大きなサポートとなるでしょう。電話秘書サービス以外にも、運営会社によってさまざまなサービスを提供しています。サービスを活用することで、事業を円滑に進めることができます。

働き方改革の推進や新型感染症の流行をきっかけに、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えてきています。一方で、実務を行う場所の確保が難しいと感じている人も多くおり、気分転換をはかり作業効率を上げるために、自宅やカフェでなくレンタルオフィスを利用する個人も増えつつあります。時間単位での利用が可能なレンタルオフィスもあるため、外出先や出張先で空いた時間に利用するビジネスパーソンも増えています。レンタルオフィスは、一般的な賃貸借契約のように年契約でなく、月単位や時間単位など短期利用ができるため、個人での利用もしやすいのが特徴です。

自宅で仕事を行うと、プライベートと業務関係の郵便物が混ざってしまい、大切な書類を見落としてしまう恐れがあります。職種によっては毎日多くの郵便物や宅配物が届く場合もあるでしょう。レンタルオフィスなら、業務関係の郵便物や宅配便は借りている個室に届くため、プライベートの郵便物と混ざる心配がありません。

弁護士や税理士など士業にとって、レンタルオフィスの利用は好適です。士業は開業時に事務所が必要なため、自宅に事務所を構える人も多いですが、アクセスが良い場所のほうが集客面におけるメリットが大きいでしょう。また、クライアントや関係者との信頼関係が大切な仕事であるため、完全個室で高セキュリティ、充実したサービスを受けられるレンタルオフィスを選ぶことで、信頼度が向上します。

セールス職の場合、一日の大半が外回りで、オフィスにいる時間がほとんどないということも珍しくありません。通常であればオフィスにいない間の郵便物の受け取りや電話対応を行うための従業員を雇う必要があります。郵便物の受け取りや電話秘書サービスがあるレンタルオフィスを利用すれば、オフィスを留守にしている時間が長くても安心です。

たとえば、ソフトウェア開発。ハイスペックな機器が必要であるため使用電力量が大きく、家庭用電力では対応しきれない可能性が高いと言えます。作業中にブレーカーが落ちてしまうとデータや機器のトラブルにつながるので、安心して作業をするためにもレンタルオフィスの利用が向いています。

一般的な賃貸契約では、数年単位の利用契約が必要だったり、内装工事や敷金、オフィス家具の調達など金銭的負担も多く生じます。できるだけ現金を手元に残しておきたいスタートアップ企業にとっては、高速Wifiやオフィス家具などビジネスに必要なものがあらかじめ備わっているレンタルオフィスが最適です。また、柔軟な契約が可能なため、出社率や人員の増減に合わせてオフィススペースの拡大や縮小も簡単にできます。

参考：WeWork の初期費用は？ 一般的な賃貸オフィス移転と比較して費用を抑えられる理由

IT企業などが行う短期プロジェクトの実践には、レンタルオフィスがおすすめです。月単位の柔軟な契約だけでなく、アジャイル開発に適した会議室や、防音および覗き見防止対策がしっかりと施された専用オフィスなどの設備が整っているためです。契約してすぐに入居する点も、急ぎの案件に対応しなければならない場合には大きなメリットでしょう。

参考：日立製作所が選んだ、オフィスでも自宅でも客先でもない「協創」の場としての WeWork

メリットが多い一方で、注意しなければならない点もあります。注意点を理解し、レンタルオフィスを上手に活用しましょう。

レンタルオフィスでは作業スペースとして専用の個室を確保できますが、基本的に会議室や打ち合わせスペースは共用です。共用部は予約制を採用していることが多く、時期や時間帯によっては予約が取りにくいことがあります。来客が多い場合は、契約前に会議室の数や、会議室の利用率などを確認しておくと安心です。

利用時間が決まっているレンタルオフィスでは、深夜や早朝などに利用できないことがあります。自身のビジネスを考えて利用時間が不規則である場合は、24時間営業のレンタルオフィスなどを検討するとよいでしょう。

レンタルオフィスには、利用者やそのゲストなどさまざまな人が出入りします。また共用部分を使うことも頻繁にあるため、セキュリティ面が心配だと考える人も多いでしょう。セキュリティ面に不安がある場合は、施錠箇所や防音性、防犯カメラの有無などを内見時に確認しておくとよいでしょう。Wi-Fiなどネットワークセキュリティに関しても確認しておくと安心です。

インターネットでの情報や評判、立地を考慮し、気になるレンタルオフィスを見つけたら、まずは内見をします。内見は、予約が必要となることが一般的です。内見前に知りたいことや気になることをリストアップして、現地で確認するようにしましょう。レンタルオフィスは、運営会社によって設備やサービス、雰囲気、料金が大幅に異なるため、複数のレンタルオフィスを見学して比較するのがおすすめです。

入居したいレンタルオフィスが決まったら、入居が可能かどうか審査を受ける必要があります。審査を受けるには、規定の書類や身分証明書の提出および提示が必要です。申し込みに必要な書類は運営会社によって異なるため、内見時に確認しておくとよいでしょう。申し込みから利用までは期間に余裕をもって行動することが大切です。

審査を通過したら、いよいよ契約です。契約書に必要事項を記入し、初期費用を支払います。契約後のトラブルを防ぐためにも、契約前に契約内容や利用規約をしっかりと確認するようにしましょう。

契約手続きが完了したら、オフィスのキーを受け取って利用開始です。パソコンや書類など業務に必要なものを運び入れ、スタートしましょう。