新入社員に必要な仕事の心構えと効果的な教育方法を徹底解説！

新入社員が入社後にぶつかりやすい壁について知っておくことで、適切な指導やフォローが可能となります。

「対面で話すときは緊張しないのに、電話だと緊張してしまう」「名刺交換がスムーズにできない」など、名刺交換や電話対応など適切なビジネスマナーを知らないために、つまずきを感じてしまう新入社員がいます。「こんなこともできないのか」と先輩社員がいらいらしてしまっては、人間関係にも悪影響を及ぼすため注意が必要です。ビジネスマナーは、何度も実践することでスムーズにできるようになります。日々の業務に加え、講習会や新人研修にビジネスマナーを取り入れ、指導したり確認したりする時間を確保するとよいでしょう。

「聞きたいことがあるけど、忙しそうだな」と、聞きたいことを聞けないままにしている新入社員がいます。しかし、わからないことをそのままにしていては、成長できません。聞きたいことがあるときは「聞き方」と「タイミング」が大切だと教えるとよいでしょう。何について聞きたいのかを明確にし、相手が一言で返せるような質問がベストです。また、日ごろから人間関係を円滑にし、相談しやすい関係を構築する必要性についても教えておくと、なおよいでしょう。

「忙しくなるとミスが増えてしまう」「もっといろいろと覚えたいのに、勉強時間がとれない」といった悩みは、自分でできる仕事が増えてきたころに生まれることが多いです。やるべき業務が多いときは、優先順位をつけて、効率よく業務をこなせるよう指導するとよいでしょう。しかし、だれにも相談できずにひとりで悩んでいる場合もあります。先輩社員や上司は、新入社員が処理能力や許容量オーバーに陥っていないかすぐ気づけるよう、日ごろからコミュニケーションをとるなどの配慮をしましょう。

参考：新入社員が抱える不安に思うこととは？コロナ禍における企業のやるべきこと

初めて社会人として企業へ入社した新入社員へは、仕事の内容だけでなく、仕事への心構えも教えるとよいでしょう。

ビジネスの基本は「報・連・相（ほうれんそう）」と言われるように、報告・連絡・相談の重要性をしっかりと理解することが、あらゆる仕事の基本となります。また、ビジネスの基礎的知識やルール、会社の沿革や理念などについても教えましょう。社会人にとっては常識であっても、ついこの前まで学生だった新入社員にとっては慣れないことだと理解することが必要です。

社会人として企業に勤める以上、新人だからミスをしても当然、新人だから言われたことだけをやるという姿勢のままでいてはだめだと教えましょう。新人のミスであったとしてもそれは「会社のミス」になること、自分で考えて動けるようになることの大切さを伝えること、社会人としての自覚を持たせます。

社会人になると、年齢層や性格、育った環境が異なる人々と人間関係を築くことになります。部署内の人間関係は特に重要です。部署内で良好な人間関係を築くことができれば、仕事の相談もしやすくなるためです。また、豊富な人脈は、営業活動や転職、起業など本人にとってこれからの人生における財産にもなります。社内の違う部署や社外の人との人脈を広げることも大切であることを伝えましょう。

新入社員に仕事への姿勢を身につけさせるには、入社直後の指導が重要です。

これまで研修というと、実際の仕事を通して現場で指導するOJT（On-the-Job Training）が一般的でした。しかし、もっとも吸収しやすい時期である入社直後は、実習ではないOff-JT（Off-the-Job Training）が土台作りとして好適です。Off-JTとは、現場から離れて行われる研修や講習会のことで、必要な知識やスキルを学ぶことができます。

Off-JTのテーマとして効果的な内容に、以下のような例が挙げられます。

・自社商品の特徴について（活用事例をまじえながら）
・顧客との取引事例や取引の変遷について
・収益構造や同業他社との違いなど、自社の仕組みについて
・自社において理想的な考え方や姿勢について

これらはいずれも現場でも役に立つテーマであるという点からも、Off-JTがおすすめです。また、テレワークでのOJTや新人教育については、以下の記事が参考になるでしょう。

参考：テレワーク・在宅勤務時の新人教育でOJTを行う際のポイント

研修で二人一組のペアになることで、積極性や主体性、チームワークを高めることができます。お互いの状態を確認しあえるため、ひとりで悩まず相談しながら支えあえます。

ブラザーシスター制度とは、新入社員と年齢が近い若手の先輩社員が世話役となる制度です。上司や教育係とは別に、新入社員が気軽に相談できる相手を得ることを目的としています。直属の上司には言いづらいことを聞いてくれる先輩は、新入社員にとって心の支えとなるでしょう。

新入社員へ教育・研修を実施する際は、以下の六つの手順で行うとよいでしょう。

仕事を教えるときは、まず「この仕事が何のために必要なのか」を説明しましょう。仕事のやり方だけでなく、理由を説明することが大切です。単純で簡単な仕事でも、必要性を理解させることで、モチベーション向上にもつながります。

必要性を理解させたら、具体的な手順や注意点を細かく丁寧に教えます。ひとつひとつ、きちんと理解しているか確認しながら進めるとよいでしょう。

説明し全体像をつかんだところで、実際に仕事をやって見せます。実演を見ながら説明されたことを確認できるため、理解度が高まります。

説明と実演が済んだら、実際に経験させましょう。基本的に、手や口は出さずに見守ることが大切です。もし、これまでの説明を十分に理解できていないようであれば軌道修正を促したり、ヒントを出したりするなど最低限の手助けが必要となる場合もあります。

経験させた後は、きちんと評価して次につなげましょう。良いところはほめて、改善が必要な部分は明確に示します。モチベーションを維持させるためにも、丁寧なフィードバックが必要です。

一度やっただけで、次から完璧に仕事をこなせる人はいません。一人前になるためには復習する時間も欠かせません。何度も同じ質問をすることははばかられると思う新入社員もいるかもしれないため、「慣れるまで何度でも聞いていい」と伝えておくとよいでしょう。

入社間もない社員には、書類のコピーやファイリングなど簡単な仕事を依頼することが多いかもしれません。しかし、簡単な仕事は雑用や雑務と感じてしまう可能性が高いため、依頼する際は、目的や必要性、学んでほしいことを伝えるようにしましょう。

教育係になったからといって、新入社員を常に見守り手を貸す必要はありません。困ったときにすぐ手を貸してしまっては、自立をはばんでしまうことにもつながります。すぐに手を貸さず、見守ることが大切です。

新入社員は覚えることがたくさんあるため、マニュアルを整備しておくとよいでしょう。マニュアルを見返すことで理解の強化ができ、教育係の負担も軽減できます。

なかなか仕事が覚えられない、指示を聴かないなど新人の教育に悩んだときは、周囲に相談しながら進めるべきです。困ったときに、上司に相談できる環境を整えておきましょう。

席の配置によって、コミュニケーションのとりやすさが変わります。もし、新入社員が周りとうまくコミュニケーションがとれていないようであれば、席の配置を工夫してみましょう。新入社員が気軽に質問しやすいレイアウトにすることで、人間関係の構築にも役立ちます。

教育係には、指導力など通常の業務とは異なるスキルが必要です。初めて教育係をまかせる場合は、教育係向けの研修を実施しましょう。指導力向上のための研修は、将来的に部下を持ったときにも役立ちます。

オフィス環境を整えることは、働く場を提供する企業側だけでなく、働く社員にとっても多彩なメリットがあります。

国内7都市約40拠点でフレキシブルオフィスを展開している WeWork 。WeWork の空間は、人間工学に基づいてデザインされています。例えば、ガラス張りの窓や壁、高い天井は、自然光を多く取り入れることで人々に活力を与え、計算された席の幅や、階段の幅は、コミュニケーションを活性化させます。

多様なワークスペースそれぞれが、目的に応じて緻密に設計されています。

また、WeWork の専用オフィスは、企業ブランディングやより柔軟な働き方の実現など、様々なニーズに合わせて、会議室や機器の設置、内装に至るまでカスタマイズが可能です。

 

社会の流れが目まぐるしく変わる現代では、企業と個人の双方に、生産性をどう担保するか問われています。

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