情報共有のメリットは？ うまくできていないときの原因と対処法

情報共有とは、従業員それぞれが持つ知識や情報をチームや会社全体で共有して活用することです。そのため、情報共有がうまくできていないと、業務効率や生産性が低下してしまいます。スムーズに業務を遂行するためにも、情報共有システムやツールを活用し、場所や時間を問わず、全員が情報共有できる環境が理想的です。

情報共有は、各従業員の業務内容や進捗状況を可視化するためにとても重要です。新型コロナウイルス感染症の世界的拡大によりテレワークを導入する企業が多くなりましたが、テレワークでは進捗状況を把握しにくく、トラブル対応や原因の特定などに時間がかかることがあります。そのため、多くの企業が業務内容や進捗状況の可視化を課題としています。うまく情報共有ができれば、業務内容や進捗状況の可視化ができ、スムーズに業務の遂行ができるでしょう。

従業員ひとりひとりが業務上で得た知識や経験は企業の財産です。企業で生まれた財産は活用してこそ価値を発揮し、新たな利益を生みます。業務を効率化できる知識やノウハウは従業員全員に共有し、活用したほうが企業にとって有益です。また、ノウハウや知識などの情報を共有し活用することは、業務効率化と生産性の向上に直結し、組織全体のスキルアップにつながります。

情報共有ができていない職場では、担当者しか知らない業務があることもめずらしくありません。業務が属人的だと、担当者が休んだときに業務が停滞します。異動や退職時の引き継ぎにも苦労することとなり、結果として顧客や取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあります。特定の従業員だけに業務を独占させることを避けるために、チーム全員での情報共有は欠かせません。

ツールなどを活用し、簡単に情報共有できる環境が整っていれば、多くの時間が短縮でき業務効率化につながります。業務遂行のための確認や報告業務、確認したい資料を探すなど、通常業務の中には、下手をすると無駄といえる時間も多く存在します。情報共有ツールを活用すれば、進捗状況の可視化、必要な資料にすぐアクセスすることが可能になります。

情報共有ができていれば、業務の属人化を防げます。属人化が発生している場合、ひとりで業務を進めるため一見するとスムーズに業務が遂行されているようですが、企業やチームとしては危険な状態です。担当者が不在の場合は業務が滞り、イレギュラー対応ができず、顧客や取引先に迷惑をかける可能性が出てきます。

マニュアルや知識が情報共有されている企業は、人材育成や引き継ぎがスムーズです。新しく入社した従業員への業務指導はマンツーマンで行うと効果的であるものの、業務に支障をきたすことも考えられます。

情報共有は迅速なトラブル対応にも有効的です。たとえトラブルが発生しても、従業員同士が互いの業務内容や進捗状況、トラブル事例を確認できれば、トラブルの早期発見や迅速な対応が可能です。

情報共有は信頼関係の強化にもつながります。情報共有ができている職場では、別業務を担う従業員同士が、お互いをフォローしあう環境づくりが実現できるため、信頼関係が生まれやすくなります。コミュニケーションが活発になることで人間関係の成長にもつながり、社内の雰囲気もよくなるでしょう。

情報共有は全従業員が利用できる環境が整っていないと意味がありません。ツールの使い方がわからない、ルールや仕組みが定められていないなども情報が共有できる環境が整っていないといえます。

情報共有に対しての意識が低いと情報共有のシステムは浸透しません。情報共有の確認や発信を面倒と感じている従業員がいると、情報共有をスムーズに行うことが難しくなるでしょう。全従業員が情報共有を行うためには、情報共有の意味やメリットについて共通認識をもつことが大切です。

共有する情報を明確にしましょう。余計な情報の共有は、必要な情報が埋もれてしまう原因にもなります。

共有すべき情報として、以下があげられます。

• 業務におけるタスクやスケジュール
• 顧客情報
• 案件の進捗状況
• クレーム情報などトラブル事例
• 宅配・郵便の情報

共有すべきではない情報として、以下があげられます。

• 業務に関係のないプライベートな情報
• 機密情報

正しく情報を共有するためには、情報共有する手段を一律にします。情報共有する目的や使いやすさ、予算を考慮し、自社に合った手段を決めましょう。

有効なツールとして、チャットツールやタスク管理ツール、ナレッジマネジメントツールなどがあります。ほかにも、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）なども営業業務で役立つツールです。

情報共有ツールにはさまざまな種類がありますが、万能なツールはありません。そのため、複数のツールを組み合わせて利用するのが一般的です。

参考：情報共有ツールのメリットとおすすめ5選！作業効率が向上！

導入するツールが決まったら、ルールを決めて周知します。共通のルールがなければ正しい情報共有ができません。共有された情報を正しく扱えないと、再度確認する手間や行き違いが発生し、生産性が低下します。いつ、だれが、どのタイミングで情報を共有するかをルールとして決めておくとよいでしょう。個人情報など情報の取り扱い方についても定めておく必要があります。

適切に情報共有を行うためには、なぜ情報共有をする必要があるのか目的を明確にすることが大切です。業務の属人化を防ぐ、トラブルに適切に対処する、顧客満足度を向上させるなど目的が明確になれば、目の前の情報を共有すべきか否かを従業員が判断しやすくなります。

情報共有が活発化するためには、情報共有しやすい環境づくりも大切です。「この時間に情報共有したら迷惑だろうか？」「こんな情報は共有しなくてもよいのでは？」など、実は、情報共有するタイミングや内容で悩む人が多くおり、情報共有がうまくいかない場合があります。いつ、だれが、どのタイミングで情報共有を行えばよいかのルールが明確であれば、情報共有しやすい環境が生まれます。

情報共有に非協力的な従業員を生まないためにも、情報共有のメリットを周知しましょう。情報共有の成功事例や効果の確認、短時間で効率的に情報共有できるツールの活用なども、情報共有の浸透におすすめです。メリットを周知することで、情報共有の重要性について理解を深めることも期待できます。