必見！ ベンチャー企業のためのオフィス選びガイド

「ベンチャー企業」という言葉に明確な定義はありませんが、一般的には技術や商品、サービスにおいて革新的な開発をする、設立年数が若い企業を指します。将来的な成長が大いに見込めるベンチャー企業は、新しいことにチャレンジしたい人や企業の成長に貢献したい人に人気があるため、多くの場合、年齢層が低く、向上心や熱量の高い従業員が多く在籍しています。優秀な人材を確保する観点から大手企業よりも給与が高く設定されていたり、小規模から中規模の企業が大半を占めたりする点などもベンチャー企業の特徴です。

ベンチャー企業にIT系企業が多いのは、IT社会への急激な変化を受けて新しいサービスや技術が誕生するなどイノベーションを創出しやすいためといえるでしょう。しかし実際は、コンサルティング業や不動産業など、多種多様な業界にベンチャー企業が存在しています。

ベンチャー企業と混同されやすい言葉に、スタートアップ企業があります。ベンチャー企業との大きな違いは、スタートアップ企業は短期間で急成長を目指している点です。イノベーション創出を目的としている点では、ベンチャー企業とスタートアップ企業に違いはありません。

参考：ベンチャー企業の成長なら WeWork！ ベンチャーの定義、注目の企業、働くメリット・デメリットと向いている人の特徴

一般的な賃貸オフィスを利用するメリットは、オフィスのデザインやレイアウトを自由に決められることです。退去時に原状回復さえできれば好きなようにレイアウトができるため、企業のカラーを出しやすいでしょう。一方、入居時にまとまったお金が必要になることは、創業間もないベンチャー企業にとっては大きな負担になります。インフラ工事や内装工事など入居までに時間がかかってしまうことや、途中解約が難しいことなどもデメリットです。

ひとつのオフィスを複数の企業が共同で使用するオフィス形態で、オープンスペースと個室があります。オープンスペースは安価で利用できますが、周囲の話し声などの環境面やセキュリティ面で不安がある場合は、個室タイプの利用がおすすめです。

一般的な賃貸オフィスと比べると、オフィス家具やネット環境など基本的な業務が入居即日から行える環境が整っているため、イニシャルコストが削減できます。主要ターミナル駅近くなどアクセスの良い場所にあるため、立地の良さもメリットです。一方、セキュリティ面には細心の注意をはらう必要があります。

参考：シェアオフィスとは？用途やメリット、レンタルオフィスとの違いまで紹介

仮想のオフィス空間をオフィスと見立て、事業用の住所や電話番号を貸し出すサービスのことです。メリットは、費用をかけず事業用の住所や電話番号を確保できることで、デメリットは法人口座の開設が難しい場合があったり、特定の許認可が取れなかったりするなど業務遂行に支障が出る可能性があることです。

参考：バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットや注意点を解説！

設立間もないベンチャー企業にとって、取引先や顧客との関係構築は最も重要です。立地が良くアクセスしやすいオフィスは、取引先や顧客にとっても立ち寄りやすいだけでなく、従業員にとっても通いやすいため、大きなメリットとなり従業員満足度がアップするでしょう。また都心の一等地の住所であれば、企業のイメージや信頼性の向上にも効果的です。

オフィスデザインは企業のイメージにつながります。とくに、顧客や取引先がオフィスを訪れることが多い企業であれば、デザインにもこだわれるオフィスを選択すると良いでしょう。おしゃれなオフィスや企業のイメージに合ったオフィスなら、取引先や人材採用の際のイメージアップも期待できます。

一般的な賃貸オフィスとレンタルオフィスでは、入居までの期間が大幅に変わります。一般的な賃貸オフィスでは初期費用が高額で、かつ入居時の準備や退去時の原状回復が必要なので、成長過程であるベンチャー企業は、移転費用をできるだけ抑えられ、移転までの期間が短いシェアオフィスやレンタルオフィスが向いているでしょう。

事業拡大に伴い、短期間でオフィス移転する可能性が高いベンチャー企業。移転には時間、費用、手間がかかります。オフィスを構える際には、いずれ移転が必要になった際に、なるべく負担を減らせる環境を選びましょう。長期的な事業計画をもとに移転先を見つけることが重要ですが、もし今後の計画が不明や未定ならば、柔軟な契約やプラン変更が可能なシェアオフィスがおすすめです。

一般的な賃貸オフィスをすでに利用している場合は、管理会社やオーナーに解約予告通知をしなくてはなりません。解約予告通知は6か月前に行うのが一般的ですが、契約によって異なる場合があるため契約内容を確認しておきましょう。また、事業拡大や業務の効率化、オフィス環境の改善など移転目的を明確にするとオフィス選びがスムーズです。

立地、費用、面積など最低限の条件が満たされているオフィスをピックアップし、オフィスタイプや周辺環境、家賃相場、駐車場の有無などを考慮し、自社にあったオフィスを見つけます。一般的な賃貸オフィスであれば、従業員が利用しやすいようオフィス家具や設備などのレイアウトをイメージすることが大切です。シェアオフィスであれば、内装や設備、サービス内容を確認して、移転目的にあったものを選びます。

移転時期、移転先が明確になったら、従業員全員へのスケジュール共有を目的とした説明会を開きましょう。その後、移転日までに準備を行い、引っ越し作業を行います。

移転後は、法務局や税務署など関係官庁に届出をします。各官庁への届出はすべて提出期限が設けられているため、事前に必要な届出や提出期限を確認しておくと安心です。