レンタルオフィスの選び方　失敗しないための10のポイント！

リモートワークや、リモートワークとオフィスへの出社を組み合わせたハイブリッドワークという新しい働き方が普及した今、多くの企業やビジネスオーナーの間で新しい選択肢として検討されているレンタルオフィス。「レンタルオフィス」と言ってもさまざまな種類やサービスがあるため、自社に合ったものを選ぶ際に役立つ10のポイントを紹介します。

参考：オフィス勤務とリモートワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」とは？

「レンタルオフィス」には、「シェアオフィス」や「バーチャルオフィス」などさまざまな種類があります。シェアオフィスは、専用ブースを利用できるタイプとは違い、他社との共同利用です。バーチャルオフィスは、登記のための住所利用といった目的で利用できるサービスで、多くの場合、ワークスペースの利用はできません。

複数タイプのオフィスがひとつになっていることもありますが、シェアオフィスが併設されていないオフィスでは利用料金が高くなるということがあるため、自社が何を重視するかにあわせてワークスペースのタイプを選ぶようにしましょう。

参考：フレキシブルオフィスの種類を徹底比較！コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィス、サービスオフィスそれぞれの違いとは？

レンタルオフィスは使用するスペースに応じて料金が異なりますが、利用するサービスに応じてオプション料金が発生することもあります。たとえば、以下のようなオプション利用が考えられます。

• 荷物受け取りサービス
• 駐車場を利用する
• 会議室を利用する
• コピー料金
• 電話代行サービス

頻繁に利用するサービスがオプションメニューに入っている場合は、毎月の出費が高額になってしまう可能性もあります。どのようなオプションメニューが必要で、どれくらいの料金が発生するのかをしっかりと確認しておきましょう。

レンタルオフィスは、一般的な賃貸オフィスを借りた場合と比べると初期費用を抑えられますが、契約の内容によっては契約更新料や違約金が発生することがあります。一年単位の契約で違約金が発生するのであれば、もし入居後数か月で移転することになった場合、結果的に一般的な賃貸オフィスを借りた場合よりも出費が高額になってしまう可能性が想定されます。また、初期費用が抑えられる分、契約更新料や違約金が高額といったケースもあるため、初期費用や月額費用以外で発生する費用も確認しておきましょう。

オフィスの立地や周辺の治安も確認しておきたいポイントです。同じビル内や周辺に騒がしいお店があると、業務に支障をきたす可能性が考えられます。特に、頻繁に取引先の来社がある場合は、オフィスの立地が会社のイメージにもつながるため注意する必要があるでしょう。

また、レンタルオフィスのほとんどは駅からのアクセスが良い場所にありますが、業種によっては車の利用が必須だったり多かったりすることもあります。レンタルオフィスに駐車場が用意されているか、近くにコインパーキングがあるのかなどを確認しておくことが大切です。

レンタルオフィスの専有スペースは「完全個室タイプ」「半個室タイプ」の二つに分けられます。「完全個室タイプ」は天井まで隙間なく仕切られているタイプの個室ですが、「半個室タイプ」は天井に隙間があるタイプの個室です。電話での会話や会議が多い場合は完全個室タイプにするなど、自社の業務にあった間取りを選ぶようにしましょう。

また、空調機器をフロア全体で共有している場合は個室ごとに温度調整ができません。ストレスなく業務に集中するためにも、空調設備について確認しておきましょう。

一般的なオフィスとは異なり複数の人が出入りするレンタルオフィスでは、ビルに入る際にセキュリティカードを使用しなければ入れなかったり、個室に鍵がついていたりするのが一般的です。個人情報を扱う業種や業務の場合は特に、複数の人が出入りするレンタルオフィスではよりセキュリティ対策を重視する必要があります。

セキュリティ対策において、監視カメラの有無、受付の有無、ゲストの入館方法など具体的にどのような対策をしているのかを事前に確認しておくことが重要です。

レンタルオフィスによっては、受付が用意されているものがあります。受付が設置されていれば、電話代行や秘書代行などを受付スタッフに依頼できるため、特に小規模企業や個人事業主にとっては業務負担を軽くすることができるというメリットがあります。自社の人的リソースや業務内容に合わせて、受付が必要かどうかも事前に検討しておきましょう。

運営会社によってレンタルオフィスのコンセプトが異なっています。異業種交流会のように入居者同士のつながりを構築することに重きを置く運営会社、ホテルのようなラグジュアリーな空間がセールスポイントの運営会社、無人管理により低価格を実現する運営会社など多種多様で、それらのコンセプトが実際に利用できるサービスおよびオプション内容や料金に反映されています。自社が目指す今後のビジネスの展望にできるだけ合った運営会社を選ぶことをお勧めします。

取引先をオフィスに呼ぶことが多いのであれば、アクセスしやすい場所にあるかどうかが重要なポイントです。反対に訪問することが多い場合でも、オフィスと訪問先を行き来しやすいかどうかを把握しておきましょう。

アクセスの悪い場所にオフィスがあると、移動に時間がかかってしまい業務時間にも大きく影響してしまいます。移動コストもかかってしまうため、アクセスの良い場所であるかどうかも確認しておくことが重要です。

コスト削減を意識しすぎて、来客対応が多いにもかかわらず会議室がなかったり、個室が狭かったりするようなレンタルオフィスを借りてしまうと、来訪ゲストに不便をかけてしまったり、業務に差し障りが出てしまうかもしれません。反対に、最低限のスペースがあれば十分であるにもかかわらず、必要以上に広かったり利用しないサービスが組み込まれている契約をしてしまったりすると、デッドスペースや使わないサービスのために毎月の利用料が高額になってしまうでしょう。

業務に支障をきたすことなく、適切な料金でオフィスを利用するために、自社のビジネスの内容と展望についてなるべくはっきりとしたイメージを持ってオフィスを選ぶことが大切です。