レンタルオフィスとは？ メリット、デメリット、選び方を徹底解説

レンタルオフィスとは、オフィスをレンタルできるサービス全般を指します。

複数の利用者に向けて提供される専用スペースのひとつを契約し利用するため、一般的なオフィスとは異なり、デスクや椅子、インターネット回線などワークスペースとしての環境が整備されているのが特徴です。そのため、一般的な賃貸オフィスよりも費用を抑えてオフィスを構えられます。

一般的な賃貸オフィスは物件オーナーとの賃貸借契約を交わし、その後に内装やインターネット環境といった環境整備のための工事が必要ですが、すでに設備が整っているレンタルオフィスならすぐに入居が可能です。

近年、レンタルオフィスのほかに、コワーキングスペースやシェアオフィス、バーチャルオフィスといったオフィスも登場しています。

参考：フレキシブルオフィスの種類を徹底比較！コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィス、サービスオフィスそれぞれの違いとは？

レンタルオフィスとコワーキングスペース（シェアオフィス）の大きな違いは、レンタルオフィスでは専用スペースを利用し、コワーキングスペースではひとつの共用スペースを複数人で利用するという点です。

ひとつのスペースを複数人で利用するため、周囲の音や情報漏洩のリスクなどのデメリットがありますが、利用者同士の交流やコミュニティの形成というメリットがあります。

設備が整っていたり安価に利用できたりする点では、コワーキングスペース（シェアオフィス）もレンタルオフィスと共通しますが、以下のような異なる特徴があります。

参考：コワーキングスペースとは？シェアオフィスとの違いやメリット・利用方法について解説！

最近ではバーチャルオフィス、つまり仮想空間のオフィスも注目されています。これは作業をするための場所でなく、事業のみを行う場所を指します。法人登記などで必要となる住所や郵便物の受け取りおよび転送といった事務所の機能だけを提供するサービスです。事務所の機能を果たす点ではレンタルオフィスと同じですが、作業空間があるかどうかが大きな違いです。

リモートワークが普及しても、郵送物の受け取りや法人登記など仕事上どうしてもオフィスが必要となる場面もあることから、バーチャルオフィスという新しい形のオフィスが誕生したのです。

参考：バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットや注意点を解説！

一般的な賃貸オフィスの場合、入居時に敷金や礼金などの負担があります。レンタルオフィスでも入会金や保証金が必要になるものの、一般的な賃貸オフィスほど高額になることはありません。必要な備品や設備もそろっているため環境を整える必要がなく、初期費用を抑えられます。

通常、利用スペースの広さで料金が異なるため、少人数での利用だとかなりの出費が抑えられます。インターネット利用料や水道・光熱費なども料金に含まれているため、固定費が削減できます。

一般的な賃貸オフィスの場合は、入居までの審査や改装、備品の設置など、オフィス開設までに時間がかかります。しかし、レンタルオフィスの場合は入居までのスピードがはやいことに加え、必要な設備や備品がすべて整っているため、すぐに事業を始められます。

税理士や宅地建物取引業などの特定の業種では開業のために許認可をとる必要があり、専用スペースを所有していることが求められます。専用スペースを借りられるレンタルオフィスなら、開業のための許認可が取得できます。

レンタルオフィスは東京や大阪など大都市圏のビジネスエリアや主要駅の近くに位置するため、一般的な賃貸オフィスでは高額で手が出せないエリアでも手頃な価格で利用できます。

複数ある専用スペースのひとつを借りるレンタルオフィスは、同じフロア内での引っ越しも簡単です。大小さまざまな広さの部屋があらかじめ用意されているため、事業規模にあわせて必要なときにオフィスのサイズを変えられます。

複数の企業やビジネスオーナーとフロアを共有するレンタルオフィスでは、他社との交流も魅力的です。共用スペースの利用時や運営会社によるイベントなどで新しい人脈を築けるため、新しいビジネスチャンスも期待できます。

参考：レンタルオフィスで開業・起業するメリットとは？必要な手続きや費用相場も紹介

多くのレンタルオフィスでは利用時間が決まっており、朝から晩までの利用が一般的です。深夜や早朝に利用したい場合は、24時間利用できるレンタルオフィスを探す必要があります。

あらかじめ必要な設備や備品がそろっているレンタルオフィスでは、内装や設備を自由にカスタマイズできない場合があります。専用スペースも限られているため、新たに機材などを設置することが難しい場合もあるでしょう。

専用スペースは個室ですが、レンタルオフィスによっては部分的に仕切られている半個室タイプがあります。空間が完全に区切られていないと、話し声が聞こえるといった懸念があります。共用スペースでの作業も他の利用者と一緒にスペースを共有するため、プライバシーの確保が難しいというデメリットがあります。

一般的な賃貸オフィスよりも安い費用で借りることができるため、オフィスに多くの費用をかけられない個人事業主や起業したい人に向いています。

事業規模の拡大・縮小に応じてスペースの拡大・縮小が簡単にできるため、これから事業を大きくしていくスタートアップやベンチャー企業もレンタルオフィスに向いています。

開業要件としてオフィスの開設が求められる業種で、かつ広いスペースが必要ないという場合にもレンタルオフィスが向いているでしょう。費用や時間を考慮しても、レンタルオフィスがおすすめです。また、弁護士や行政書士などの士業であれば、許認可取得ができることに加え、自前の事務所があることで信用にもつながります。

働き方改革の推進と新型コロナウイルス感染症の世界的拡大をきっかけに、在宅勤務とオフィス出社をミックスしたハイブリッドワークが浸透してきています。一般的な賃貸オフィスでは、100パーセントの出社が必要がなくなった場合でもデットスペースを抱えたまま賃料を払い続ける必要がありますが、レンタルオフィスならオフィススペースの縮小とコスト削減が可能です。

利用目的に合ったレンタルオフィスを利用するためにも、選び方とポイントをしっかりと抑えておくことが大切です。

レンタルオフィスの専用部分である個室には、完全個室タイプもあれば半個室と呼ばれるタイプもあります。半個室タイプは壁で仕切られているものの壁の上部が空いているため、音や声が漏れてしまいます。電話を多くかける場合には完全個室にするなど、利用目的に合わせて個室のタイプを選びましょう。

24時間利用できるレンタルオフィスや、朝から晩まで、また平日のみの利用などさまざまです。

会議室や複合機、郵便物受取サービスなど、用意されているサービス内容はレンタルオフィスごとに異なります。利用したいサービスの有無だけでなく、サービス利用が有料オプションとなる場合もあるため料金についても確認しましょう。

関係者以外の立ち入りが禁止されているか、セキュリティシステムが導入されているかどうかなども確認しましょう。

立地やアクセスの良さは業務効率化につながります。営業職など外出が多い業種ではオフィスに戻るまでの時間も業務時間となるため、立地によっては移動に多くの時間を費やしてしまいます。

住所利用や法人登記に対応していないレンタルオフィスやプランがあります。また、住所利用は可能でも法人登記は許可していないケースもあるため、注意しましょう。