テレワークのコミュニケーション不足問題を解消できる工夫を紹介！

テレワークを活用する企業が増える中、大きな問題となっているのがテレワークが招くコミュニケーション不足です。個々の自宅などで働くテレワークでは、同僚や上司とのコミュニケーションの機会が減るため、それによってモチベーションの低下や生産性の低下を引き起こしています。全研本社株式会社が2021年2月に実施した「テレワークにおける会社員の実態調査」によると、アンケートに回答した会社員の74.8％が「テレワークで業務外のコミュニケーション時間が減少した」と回答しています。また、テレワークで生じた影響について、「社内事情に疎くなった」「仲間意識が薄れた」「寂しさが増えた」「孤独感が増えた」などと感じている会社員が多くいることも報告されています。

テレワークは通勤時間が短縮でき、緊急時にも強いことから新しい働き方として注目を集める一方で、多くの企業が導入後にコミュニケーションの問題を経験し、早急に対応せざるを得ない状況になっています。テレワークによって生じるコミュニケーション不足の問題を念頭に置いた上でテレワークを取り入れる必要があるでしょう。

テレワークのコミュニケーション不足の問題には、無視できないさまざまなデメリットが存在します。

生産性が低下する
コミュニケーションは、業務を進める上で必要不可欠な要素です。コミュニケーション不足が起こると、部署内もしくは部署間での連携がスムーズにいかず、ミスが起こる可能性が高まります。そしてミスが起きると作業をやり直さなければならず、結果として生産性の低下につながる場合があります。

仕事の状況がつかめない
オフィスにいれば自分の仕事だけでなく、ほかのメンバーの仕事状況やアクションなどを把握することができました。しかしながら、テレワークでは得られる情報がチャットやオンライン会議などのコミュニケーションツールのみとなります。そのため、仕事の状況が見えにくく、同僚と足並みをそろえることが難しくなります。

仕事の達成度を感じられない
テレワークではそれぞれが仕事の一部を担当することが多いため、単純作業の繰り返しと感じるようになり、達成感を味わえない従業員が増えています。たとえば1つの仕事を完了したとしても、その仕事がどのような成果につながったのか、周りからどのような評価を得られたのかなどがわからず、やりがいの欠如につながります。

孤独や不安を感じる
1人で仕事をするテレワークは、気軽な雑談や相談ができず、孤独や不安を感じる原因となります。仕事を完了し、報告した際には形式的な確認メールだけが返信され、それでよかったのかどうかと不安に感じる従業員も多いようです。

モチベーションが低下する
単純作業によって生じる停滞感や達成感の欠如、不安や孤独などにより、仕事に対するモチベーションが低下する従業員が増えます。モチベーションが下がった従業員は、うつ病になったり、退職したりすることが多く、せっかく雇った優秀な従業員が離れてしまう原因となります。

では、テレワークで生じる可能性のある問題はどのように防げばいいのでしょうか。もっともシンプルな解決策は、コミュニケーションを円滑化し、コミュニケーション不足の問題を解消することです。ここでは、テレワークのコミュニケーションを円滑にする工夫を紹介します。

相手を意識したチャット利用の徹底
チャットは非常に便利なコミュニケーションツールですが、送った内容を修正することができることから、メールと比べて内容が雑になりがちです。短文での返信や無愛想な文面では、受け取った相手を不安にさせる可能性もあります。チャットを利用する際は、相手のことをしっかりと考えた上でメッセージを送るよう、社内で徹底することをおすすめします。たとえば、チャットアプリにはコミュニケーションを円滑にするためのスタンプが多く含まれています。
積極的にスタンプを利用するよう働きかけるだけでも、従業員間のコミュニケーションはスムーズにいくようになります。また、忙しい時は後で対応する旨を伝えたり、文章の語尾を柔らかくしたりするなどの工夫も効果的です。チャットが原因で不安を感じる従業員も多いことを念頭に置いた上で、チャットアプリの効果的な利用方法について、社内で検討するようにしてください。

グループメンバーが即座に反応できる体制づくり
オンラインでは、仕事を円滑に進めるためにも報告・連絡・相談が非常に重要です。しかし、対応する人が忙しく、気軽に相談ができないような環境ではコミュニケーションが徐々に不足していきます。そのため、グループの中に1名はメンバーの相談や報告等に対し、即座に反応できる人を設けるとよいでしょう。いつでも相談できる環境があれば、テレワーク中の従業員は気軽に質問することができ、不安なく業務に取りかかることができます。
グループのリーダーが対応できればベストですが、仕事の関係でその体制をつくることができない場合も多くあります。そのような場合、周りからの信頼を得ており、業務にも精通している人材をその役にあてるとよいでしょう。

オンライン会議は顔を映して実施
テレワークを円滑に進める上では、仕事内容や作業進捗を共有するためのオンライン会議が重要です。しかしながらテレワークが長くなるにつれ、オンライン会議が単純作業化し、業務伝達や勤怠管理の場になりがちです。オンライン会議は情報や仕事内容を伝える場として重要です。しかし、従業員の表情や心の様子を見る場でもあります。オンライン会議を実施する際には音声だけでなく、できる限り顔を映して実施することをおすすめします。自宅を映すことに抵抗がある場合は、オンライン会議ツールに備え付けてあるバーチャル背景などを用いることで、プライバシーを確保した上でオンライン会議を行うことが可能です。

タスク・スケジュール管理ツールでお互いの状況を把握
テレワークでのコミュニケーション手段は、チャットやオンライン会議などが一般的です。しかし、すべての情報を共有しようとするとチャットに時間が取られすぎて作業が進まないこともあります。そのため、お互いの状況を確認し合うことのできるタスク管理ツールやスケジュール管理ツールを導入するとよいでしょう。タスク管理ツールやスケジュール管理ツールは、チームでの作業を効率化したり、お互いの仕事状況を見える化したりするのに役立ちます。
頻繁なコミュニケーションを取らずともお互いの作業進捗がよく見えるようになるため、テレワークの際にはぜひ導入したいツールです。

相談できる体制づくり
テレワークではリーダーや同僚の働いている姿が見えないため、「相談することで相手の仕事を妨げてしまったらどうしよう」と不安になることがあります。そのため、いつでも気軽に相談できる雰囲気を作り出すとともに、システムとしても確立するとよいでしょう。たとえば1週間に1度、上司とのオンライン面談の時間を定期的に設けることで、困りごとなどを早期に発見し、解決することができます。

交流会やオンラインイベントの企画
職場でやりがいをもって働くためには仕事面の充実だけでなく、従業員との関係性や共有意識が重要です。そのため、オフ会のような交流会イベントや、オンラインで誰もが参加できる企画などを定期的に開催し、会社への帰属意識を高めていくとよいでしょう。

テレワークの導入に伴い、生産性の高め方を模索する企業は多い一方で、雑談などのコミュニケーションの促進に力を入れる企業は少ないのが実情です。むしろ雑談は業務とは直接関係ないことから、雑談を減らす工夫すら行っている企業もあります。

しかしながら、昨今話題となるテレワークのコミュニケーション不足の問題を解決する糸口の1つは雑談です。テレワーク中にいかに雑談を取り入れ、快適に働くことができるかという視点で考える必要もあるでしょう。

具体的な対策として、仕事の話は一切しない「オンライン雑談タイム」や、ランチ休憩を一緒に取る「オンラインランチ」などを設けるという方法があります。また、オンラインでの雑談が苦手な人のために、近況を文章で紹介する社内報の充実を図るなどの方法も効果的です。

本記事では、テレワークで問題となるコミュニケーション不足について説明するとともに、オンラインでコミュニケーションを円滑化する方法について紹介しました。テレワークにより心の問題を抱える従業員が増えつつあり、テレワークにおけるコミュニケーション円滑化は緊急の課題となりつつあります。

テレワークにおけるコミュニケーションの状況を改善したいとお考えでしたら、ぜひ前述でした方法を参考に、自社に適した方法を見つけ、試してみてください。

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* 2021年10月時点

【参考URL】

https://www.zenken.co.jp/news/3079
https://www.zenken.co.jp/news/3079
https://guide.sonr.jp/blog/2814.html
https://www.jmsc.co.jp/corporate/recruit/189/
https://guide.sonr.jp/blog/2814.html
https://www.jmsc.co.jp/corporate/recruit/189/
https://www.hrpro.co.jp/series_detail.php?t_no=2108
https://guide.sonr.jp/blog/2814.html
https://www.jmsc.co.jp/corporate/recruit/189/
https://www.hrpro.co.jp/series_detail.php?t_no=2108
https://www.jmsc.co.jp/corporate/recruit/189/

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