書類電子化のメリットと注意点！デジタル化で生産性を向上させる秘訣

2019年4月に働き方改革関連法が順次施行され、企業は従業員が個々の事情に合わせて柔軟に働き、かつ力を発揮できる環境づくり、つまりは「働き方改革」に取り組むことが求められています。

しかしながら、従業員が快適に働ける場を準備するだけでは企業のパフォーマンスは落ち、売上拡大につながりません。働き方改革の鍵を握るとされているのが「生産性向上」や「業務効率化」です。書類電子化は、企業での業務効率を大きく向上させる可能性があることから、多くの企業が注目しています。

ペーパーロジック株式会社が実施した『新型コロナウイルス環境下の行政・自治体の業務量と書類電子化』に関するアンケート調査によると、業務で利用する書類の電子化の状況に関する質問において、「すべて電子化」が0.9％、「ほとんど電子化されており一部書類」が11.7％と、電子書類への移行はまだまだ十分ではないことが分かります。しかしながら、書類電子化をしてほしいかという質問に対しては、一部の電子化も含め「書類対応が電子化されてほしい」と回答した割合が88.1％にものぼります。理由としては「在宅勤務が可能になる」「ハンコが必要なくなる」「資源の節約」などが挙げられています。

書類電子化やペーパーレス化が普及したとはいえない中で、仕事の柔軟さや効率化、また環境保全などの点から、書類電子化を希望する従業員は多いようです。企業として、これらの声にいかに応えていくかが今後の課題となるでしょう。

電子化は確かに便利な方法ですが、同時に電子化にかける時間やコストについても考えておく必要があります。オフィスにあるすべての書類を電子化しようとすれば、そのために割く労力は相当なものです。しかしながら、電子化したものの、ほとんど利用しなかったという声も聞きます。そのため、書類電子化する際はどの書類を電子化し、どの書類を電子化しないのかを明確に決めておくとよいでしょう。

電子化すべき書類は利用する頻度が多かったり、頻繁にやりとりしたりすることが多い書類です。これらの書類を電子化しておくことで、資料の閲覧が素早くできたり、メールを活用して即座に送信したりできるようになります。反対に、電子化する必要のない書類は、今後利用することがほとんどないであろう書類です。使わない書類を電子化したところで今後も使う機会がないため、その工程やコストが無駄になります。また、多くの書類がありすぎることで、保管するサーバーが複雑化する恐れもあります。

書類電子化に取り組む際には、どの書類を電子化し、どの書類を電子化しないのかを明確に定め、会社全体で統一することで書類電子化のメリットを最大限に活かすことができます。

ここでは、書類電子化を実施することでのメリットとデメリットについて詳しく説明します。書類電子化にはさまざまなメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。どのような点が問題になりうるかも考えた上で導入を進めてみるとよいでしょう。

書類電子化のメリット

①オフィスの整理整頓
すでに存在する書類を電子化することで、これまで書類を保管していた箇所が整理整頓され、空いたスペースを有効活用することできます。

②資料検索の容易化
必要なキーワードを打ち込むだけで必要とする書類を表示させることができ、書類を探す手間がなくなることで、生産性向上につながります。

③手続きの効率化
メールなどに添付して送ることできるので、遠く離れた場所にいる人物にも即座に書類を渡すことができ、時間の大幅な削減につながります。

④テレワークの推進
書類電子化とともに電子署名などを導入すれば、テレワークをはじめとした、さまざまな働き方が可能になることに加え、従業員の出張時などであっても効率良く作業を進めることができます。

⑤環境保全
書類電子化が実現されれば、印刷用の紙を使う必要がなくなり、資源の大幅な節約につながります。昨今では環境保全や持続可能な開発などが重視されていることから、環境保護の取り組みの1つとしても注目を集めています。

書類電子化のデメリット

①コストや手間がかかる
用紙代や印刷代を節約できる書類電子化ですが、大量の資料を電子化しようとすると、それだけ多くの時間がかかります。また、外部に委託する場合には、書類が多くなるほど大きなコストがかかります。

②書類電子化に対応できない人もいる
書類電子化によって働き方が大きく変わります。特にパソコンの利用などが必須となり、デジタル化に対して抵抗のある人にとっては、作業効率を低下させる原因にもなります。

③重要な内容を見落としてしまうことがある
電子書類は紙媒体の資料と比べ、読みにくいという人も多くいます。画面をスクロールした際に、重要な文言を読み飛ばしてしまうこともあるようです。

書類を電子化する際には、社内でのルールの徹底や将来に向けた運用方法の相談、従業員からの協力体制など、さまざまな手続きを経る必要があります。書類電子化を行う際の具体的な方法と手順について紹介します。

書類電子化に関する計画を練る
まずは、書類電子化によってもたらされるであろう企業のメリットやデメリットについて整理するとともに、将来に向けた計画をしっかりと練るようにしてください。「ほかの企業が実施しているから」という理由では、期待した効果は得られません。自社にとっての書類電子化の意味についてしっかりと検討するとよいでしょう。

電子化する書類を絞る
電子化する書類を絞ります。前述した電子化すべき書類と電子化すべきではない書類を参考に、具体的に決めていきます。この部分があいまいになってしまうと、企業内で混乱が生じる原因となるため、しっかりと決めておくようにしてください。

書類を電子化する方法について決定する
電子化する書類が決まれば、その書類の量に応じて電子化の方法を決定します。少ない量であれば社内で実施することでコストを抑えることができます。ただし、大量にある場合には書類電子化に精通した業者に依頼するとよいでしょう。

データの保管方法を決め、準備する
書類を電子化する前に、データの保管方法を決めておく必要があります。セキュリティがしっかりとした社内サーバーや共有パソコン、クラウドサービスなどを利用するのがおすすめです。

スキャンを実行する
上記の準備が完了したら、実際に書類の電子化をはじめます。社内で行う場合は、複合機やスキャン専用機器などを利用することで電子化が可能です。量が多い場合は、多くの時間がかかるため、計画的に進めることをおすすめします。

書類電子化はこれからの仕事のあり方を大きく変える可能性があるため、多くの企業や自治体が書類電子化に取り組んでいます。最後に、書類電子化によってもたらされる未来について紹介します。

業務効率
書類電子化により、下記のような業務効率化が図れます。
・印刷や資料の配付にかける時間がなくなる
・必要な書類を即座に見つけることができるようになる
・資料置き場を効果的に活用することで生産性が上がる
・ハンコをもらうために書類を運ぶ手間がなくなる
・どこにいても重要書類にハンコが押せるようになる

コスト削減
書類電子化により、以下のようなコスト削減が図れます。
・用紙代や印刷関連コストの削減が図れる
・印刷や資料配付にかかっていた時間を別の仕事に当てることで人件費を減らせる
・ハンコを押すために出社する必要がなくなり、交通費の削減が図れる

書類電子化は、企業の業務効率化やコスト削減に大きな影響を与えます。まだ取り組んでいない企業は、書類電子化を検討してみるとよいでしょう。

本記事では、書類電子化のメリットやデメリット、期待できる効果などについて詳しく説明してきました。働き方改革の中でも書類電子化の難易度はそれほど高くないとされているにもかかわらず、得られる成果は大きいのが特徴です。もしまだ書類電子化に取り組んでいない場合は、本記事で紹介したポイントなどを参考に、ぜひ社内で検討してみてください。

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* 2021年10月時点

参考：
https://paperlogic.co.jp/wp-content/uploads/2020/05/5fba2a915aed9012579006572b83324c.pdf
https://www.atled.jp/wfl/article/256/
https://business.ntt-east.co.jp/content/aiocr_rpa/electronicization_of_documents/
https://www.sei-info.co.jp/it-keyword/digitizing.html
https://www.atled.jp/wfl/article/256/
https://business.ntt-east.co.jp/content/aiocr_rpa/electronicization_of_documents/
https://www.sei-info.co.jp/it-keyword/digitizing.html

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