作業効率化のメリットは？作業効率アップの方法やコツを紹介

作業効率が重視されている理由として、無駄なコストの削減、従業員の負担軽減などが挙げられます。例えば、紙ベースで書類を作成している場合、紙代、印刷代、郵送代といった経費が必要になります。また、書類を作成し、上司への回付や取引先の送付作業を行うだけでも多くの時間が取られてしまいます。

一方、作業効率化の一環として電子化を進めることで、これまでにかかっていた経費を抑えることができるほか、業務の簡素化が可能です。さらに、コスト削減が実現すると福利厚生の向上や給与のアップ、職場環境の改善などにお金を使えるようになり、従業員にとってもメリットとなります。

それでは、なぜ作業効率が悪くなってしまうのでしょうか。作業効率化を図る前に、どのような原因が潜んでいるのかを把握することが大切です。

原因① 自動化を進めていない

作業効率が悪くなる要因として、作業の自動化を進めていないことが挙げられます。自動化を推進しないことで、手作業で行う業務が増加し、結果として業務全体における効率が悪くなってしまいます。

特に、パソコンを活用しきれていない業務環境の場合、作業の効率化が実現しにくくなります。表計算ソフトを使用すればすぐに終わる作業でも、紙を使って手書きをしているような環境だと、効率化を望むことは難しいでしょう。

原因② 情報伝達に問題を抱えている

情報伝達がうまくいっていない職場では、作業効率全体に悪影響を及ぼす可能性があります。従業員同士や上司との情報伝達に問題があると、業務の進捗に遅れが出てしまうためです。また、情報伝達した際に必要な情報が足りていない場合、トラブルの原因にもなりうるため注意しなければなりません。

原因③ 業務のスキルが足りていない

作業効率化を図るためには、業務の遂行に必要なスキルを身につけることが重要です。従業員に十分なスキルがないと、業務が思うように進まないだけでなく、ミスによって作業が増えてしまうこともあります。さらにスキルだけでなく、従業員に適性がない業務を従事させることも効率の低下につながります。

業務において効率や生産性の低下が続いてしまっている場合、企業全体で改善を進めるようにしましょう。ここでは、作業効率を高めるために企業ができる取り組みについて紹介します。

方法① タスクに優先順位をつける

作業効率化を図るためには、タスクの優先順位をつけるようにしましょう。複数の業務を抱えている場合、どの業務から手をつければよいか分からなくなり、期限ギリギリになって取りかかり始めたり、締め切りが過ぎてしまったりするといったことがあります。

タスクに優先順位をつける際には、タスクの難易度やタスクを完遂するまでに必要な時間を考慮することがポイントです。一度すべての業務を表・テキストに書き出すことで可視化し、自分がどのようなタスクを抱えているのかを把握してみてください。

方法② 業務を可能な限り自動化する

手作業で行っている仕事について、可能な限り自動化を進めることも作業の効率化に重要です。例えば、企業が抱える膨大な顧客情報の整理について、手入力でパソコンに入力するのではなく、マーケティングオートメーションツールや顧客情報管理システムなどを用いることで、時間的なロスを抑えられるようになります。

また、製造業や流通業などでは、これまで人間が行ってきた作業をロボット化し、ヒューマンエラーの防止や、従業員をよりコアな業務に割り当てることが可能です。自動化によって一定の導入コストがかかるものの、企業全体で見るとメリットになることの方が多くあります。

方法③ 従業員向けに業務マニュアルを準備する

繰り返し発生する業務や、新しく入社する従業員向けにマニュアルを作成することが作業効率化につながります。マニュアルを用意しておかないと、逐一調べる手間が発生してしまったり、従業員が間違って進めてしまったりすることがあるためです。

作業効率化に適したマニュアルを作成するためには、どの従業員が見ても理解できるような内容にすることがポイントです。テキストだけのマニュアルではなく、画像や動画などをいれることで、視覚的に業務を把握できるマニュアルを準備するようにしましょう。

方法④ 快適に作業に打ち込める環境の整備

従業員が快適に作業に打ち込めるように、作業環境を改善してみましょう。例えば、現状でテレワークを導入しているのであれば、デジタルデバイスの用意やインターネットの速度など、自宅でもオフィス環境同様に働けるように整備します。

また、集中して業務に打ち込めるようにするためには、ワークライフバランスを向上させる取り組みも必要です。子育てや介護などの家庭の事情がある従業員にはテレワークの推奨、休暇が取りにくい従業員にはワーケーションでリフレッシュしてもらうなど、働き方を工夫してみることも重要です。

方法⑤ ツール・サービスを活用する

作業効率化には、ツールやサービスを活用することが必要不可欠です。例えば、クラウドサービスを用いると、紙媒体で作成した資料を探す手間が省けるほか、誤って重要な資料を破棄してしまうリスクを防げます。

また、オフィスの外にいてもクラウドサービスにアクセスできるようになるため、会社に戻る必要がなくなるだけでなく、自宅やフレキシブルオフィスでの業務も可能です。現状どのような課題を抱えているのかを把握し、ツールやサービスを活用することで、作業の効率化を図りましょう。

作業を効率的に行うようにするためには方法を変えるだけでなく、従業員の考え方も変える必要があります。これまでの仕事に対する意識を変え、効率化を高められるようなマインドを持って仕事に取り組みましょう。

・効率化したい作業項目を整理する

業務全体の作業効率を高めるためには、どの業務について効率化を図るかを整理します。それは、業務によっては作業効率を高める方法を用いても、はっきりとした効果が出ないこともあるためです。

まずは従業員同士で意見を出し合い、日頃から効率が悪いと感じている作業を挙げていきます。取り上げられた作業について、自動化やツールを用いて効率化できるかどうかを確認しましょう。

・効率化にこだわりすぎない

効率化にこだわりすぎると、かえって業務が捗らなくなる可能性があります。作業の効率化を図ることはもちろん大切ですが、効率化を意識しすぎるあまり、業務の進め方が大きく変わり、思うように仕事を進められなくなるのでは意味がありません。

また、一度にすべての業務を効率化しようとすると、すべてが中途半端になってしまう恐れがあります。効率化にこだわり続けないようにするためにも、既存の業務方法に関する課題を一覧化し、一つずつ効率化していくようにしましょう。

作業を効率化するにあたり、業務のマニュアルや取り組み方を変えるだけでなく、ツール・サービスを活用するのも一つの手です。それなりに導入コストがかかってしまいますが、はっきりとした効果が得られやすくなるためおすすめです。

・情報共有ツール

チームとして仕事をしている場合、情報共有ツールの導入が効果的です。情報共有ツールとは、オンライン上で複数のメンバーが資料の閲覧や編集などを行うことができるツールのことで、書類の受け渡しをする手間を省けるようになります。

また、情報共有ツールを導入することで資料の検索性が向上します。例えば、オンライン会議での議事録をツールに保存しておくと、リアルタイムで参加していなかった従業員でも、会議で話した内容を把握することが可能です。

・コミュニケーションツール

また、作業の効率化には従業員同士のコミュニケーションを活性化させるツールも必要です。ビジネス向けチャットツールを導入すると、グループに参加している従業員同士で、業務に関する相談や進捗状況の報告をチャット形式で行えます。

特にテレワークでは、従業員が離れた環境で仕事を進めなければならないため、コミュニケーションツールは必須といえます。状況によっては、テキストメインのチャットツールだけでなく、対面式での会話が可能なWeb会議システムを活用してみましょう。

作業の効率化は簡単なものではなく、自社がどのような原因で効率化が進んでいないのか、課題に対してどの解決策を取り入れるべきかを検討しなければなりません。また、すべての作業を効率化するのではなく、どこからどこまでを効率化するのか、線引きすることも重要なポイントです。

業務の自動化やツールの導入など、業務を効率化するための手段は数多く存在します。その中でも、自社の課題解決につながり、効率化を達成できるような手段を選びましょう。

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参考：
https://tech-camp.in/note/technology/40497/#7
https://bestplanner.co.jp/rakupa/operational-efficiency/
https://www.usknet.com/useful/column/9924/

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。