バーチャルオフィスとは？サービス内容やメリット・デメリットを解説！

バーチャルオフィスとは、バーチャル（仮想の）という言葉が使われていることからも分かる通り、「仮想のオフィス」のことを指します。実際には存在しない空間をオフィスと見立てることで、郵便物の受け取りや法人登記、電話番号の利用など、オフィスの一部の機能が利用できます。

昨今はリモートワークの増加により、オフィスではなく自宅やカフェで働く方が増えています。そのため、作業場としてのオフィスのあり方や利用目的が、今一度見直されている傾向があります。

しかし、オフィスがないと仕事上不便なことも多々あります。そこで作業場はないが、オフィスの機能だけを備えたバーチャルオフィスが人気を集めています。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは、物理的に作業スペースがあるかどうかです。バーチャルオフィスは、仮想空間のなかにあるオフィスのことで、住所、電話番号、法人登記のみを利用する事業者からの需要があります。

また、バーチャルオフィスは、物理的なオフィス自体が存在しないことから、月額料金も安く抑えられているのが特徴です。ただし、デスク、椅子、その他オフィスツールを利用できません。そのため、自宅やほかの作業スペースを利用しながら、事業用に住所や電話番号が必要な場合に適しています。

一方で、レンタルオフィスは一般的なオフィスと同じように、デスク、椅子、オフィスツールが揃っています。電話番号、住所の利用、法人登記にも対応していることが多く、広いスペースのオフィスを必要としていない方や、小規模なビジネスを行っている事業者が利用する傾向にあります。

レンタルオフィスは、バーチャルオフィスと比較すると月額料金が高い点に注意が必要です。バーチャルオフィスの料金相場は、月額5,000円〜1万円ほどとコストを抑えることができます。レンタルオフィスは、オフィスの敷地面積やサービス内容にもよりますが、月額3万円以上が相場とされています。

自宅やほかの作業スペースを利用し、なるべくランニングコストを下げたい場合には、バーチャルオフィスを選択。オフィス機能を全面的に利用したい場合は、レンタルオフィスが適しています。

バーチャルオフィスは通常のオフィスやフレキシブルオフィスなどとは機能面で大きく異なっています。バーチャルオフィスのサービスや機能についてしっかりと理解するようにしましょう。

◆ 電話番号やFAX番号が利用可能

バーチャルオフィスを利用することで、固定電話やFAX番号を利用できます。また、かかってきた電話や届いた資料は多くの場合、バーチャルオフィスのスタッフが転送してくれます。サービス内容についてはバーチャルオフィスによって大きく異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

◆ 会議室が利用可能

バーチャルオフィスには専用の作業場はありませんが、共用の会議室や談話室などが備えられています。有料での利用が一般的ですが、事前に予約しておくことでミーティングや接客などに利用できます。

◆ 宅配便の受け取りや急な来客対応をしてくれる

バーチャルオフィスには担当のスタッフが滞在しているため、バーチャルオフィス宛てに届いた宅配便の受け取りや急な来客対応については担当スタッフが行ってくれます。しかしながら、スタッフが代行してくれるのは一般的なやりとりに限定されます。

◆ デスクなどの作業場は準備されていない

バーチャルオフィスでは実際に作業することは想定されていないため、個別のデスクや作業スペースなどは準備されていません。バーチャルオフィスによっては臨時の個別ブースなどが備えられている場合もありますが、オフィスによって異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

バーチャルオフィスの人気が高まっているのは、バーチャルオフィスにはさまざまなメリットが存在するからです。バーチャルオフィスを利用することのメリットについて紹介します。

メリット① コストを削減できる

バーチャルオフィスを利用することで大幅なコスト削減につながります。オフィスのレンタルは毎月支払う固定費の中でも大きな割合を占めます。バーチャルオフィスは個人や企業が専有するスペースがないため、利用料が非常に安くなるのが一般的です。バーチャルオフィスやサービス内容によって異なりますが、月額10,000円程度で利用できる場合が多いようです。

メリット② 自宅住所の登記を回避できる

個人事業主であれば自宅住所を登記することもできますが、セキュリティやブランド力の観点から自宅登記を避けたいと考える方も多いでしょう。バーチャルオフィスの住所は登記可能となっている場合が多く、自宅外の住所を使って登記できることもバーチャルオフィスの大きなメリットです。

メリット③ 担当スタッフのサポートが受けられる

外出が多かったり、ミーティングが頻繁にあったりする方であれば、宅配便の受け取りや電話対応などができない場合もあります。しかし、雑を依頼するのに追加で1名を雇う場合、大きな費用が必要になります。

バーチャルオフィスを契約することにより、担当スタッフのサポートが受けられるようになるため、雑務のために追加で人材を雇用する必要がなくなります。サービスによっては有料になる場合もありますが、担当スタッフに頼むことで総合的な経費を抑えることにもつながります。

メリット④すぐに利用を開始できる

バーチャルオフィスの導入は短期間で可能です。プロのサポートを受けながら、スムーズに始めることで、急な業務展開や新規プロジェクトに即座に対応でき、迅速なビジネス展開が実現します。

メリット⑤ブランディングを高められる

都心の一等地の住所は、企業のイメージや信頼性を向上させる強力な手段です。バーチャルオフィスを利用すれば、その一環として都心の優れた住所を選ぶことが可能です。これにより、ビジネスのプレステージを高め、競争激化する市場での差別化が期待できます。ブランディングの一環として都心の一等地を活かすことで、企業は成功に向けて強力な印象を築くことができます。

 

 

バーチャルオフィスは少し独特な位置づけのオフィスになるため、デメリットも複数存在します。

デメリット① 特定の許認可が取れない

バーチャルオフィスでは、特定の許認可が取れない場合があります。例えば、職業紹介業を開業する場合、厚生労働省の許認可を得るためには面談を行う個室を準備することが求められます。このように、いくつかの業種においてはバーチャルオフィスでは許認可が取れない可能性があるため、注意が必要です。

デメリット② 顧客が混乱する可能性あり

顧客が住所を頼りに訪問した際、従業員がそこにはおらず、混乱する場合があります。そのため、事前にバーチャルオフィスであることを知らせておくか、事前にアポイントを取るように依頼するなどして、顧客が混乱するのを避けるようにする必要があります。

デメリット③ 仕事する場所は別で確保する必要がある

バーチャルオフィスのデメリットの一つに、仕事を行う場所を別途確保する必要がある点が挙げられます。バーチャルオフィスは通常、仮想的なオフィスサービスを提供するものであり、実際の作業スペースは利用者自身が用意する必要があります。これには、自宅や外部のコワーキングスペースの利用などが含まれます。そのため、仕事環境を整えるためのコストや手配が発生し、柔軟性と引き換えに、追加の労力や経費が発生する可能性があります。

バーチャルオフィスを利用した法人登記は通常可能ですが、注意が必要です。一部のケースでは、認められない場合があります。業種や事業内容が特殊な場合や、法的要件を満たせない場合が考えられます。法人登記を検討する際には、十分な調査と法的アドバイスを受け、スムーズかつ確実な手続きを行うことが重要です。

バーチャルオフィスを利用した法人登記において、同一住所や同一名称での登記は厳格に制限されています。登記は法的手続きであり、正確かつ一意な情報が求められます。同一住所や同一名称の登記が認められないのは、法的な混乱や誤解を避け、企業の識別と透明性を確保するためです。登記時には、正確な住所と名称を確認し、法的要件を遵守することが不可欠です。これにより、企業の法的地位が確立され、適切な取引が行われる基盤が整います。法的な制約を理解し、正確な情報を提供することで、企業は法人登記を円滑かつ成功裡に進めることができます。

バーチャルオフィスを活用した法人登記において、一部の特定業種は登記が認められない場合があります。たとえば、製造業や一部の専門的なサービス業種は、その事業の性格上、バーチャルオフィスでの登記が難しい傾向があります。製造業では、実際の工場や生産施設が必要な場合が多く、バーチャルオフィスだけではこれを満たすことが難しいからです。同様に、専門的なサービス業種も、業務の特殊性から、実際の営業拠点や専門施設が求められることがあり、バーチャルオフィスだけでは登記が認められないことがあります。

バーチャルオフィスは主にオフィスワークやクライアント対応に適しており、物理的なプレゼンスが必要な業種には制約が生じることがあります。従って、法人登記を検討する際には、自身の事業がバーチャルオフィスの枠組みに適しているかを検討し、特に制約のある業種に属している場合は、他の事務所選定を検討することが重要です。法的要件や制約について正確な情報を把握し、登記前に専門家のアドバイスを受けることで、スムーズな法人登記が可能となります。

本記事ではバーチャルオフィスの全体像を説明するとともに、バーチャルオフィスを利用する前にすべきことについて紹介しました。バーチャルオフィスはテレワークとも非常に相性の良いサービスで、今後利用者がますます増えていくと考えられます。もし現状のオフィス費用を削減したいとお考えでしたら、バーチャルオフィスの利用を考えてみるとよいでしょう。