Web会議とは？おすすめの機能やメリットを解説

Web会議とは、オンライン上でリアルタイムに行う会議の総称です。Web会議では、インターネットによって参加者同士を結びつけ、映像や音声、資料などを共有することで、情報交換や議論などができます。

ネット環境と利用するデバイス、ウェブカメラ、マイクがあればすぐに利用できることから、さまざまな機材を準備しなければならないテレビ会議システムよりも容易に取り入れることができ、多くの企業が導入しています。

1対1での会話はもちろん、複数人での同時利用もできるため、企業の会議や商談の新しい形としても大きな注目を集めています。また、リモートワークで働く従業員とのやりとりや遠隔での共同作業など、Web会議システムは幅広い用途で利用されています。

Web会議システムの導入にはさまざまなメリットがあります。代表的なものについて紹介します。

メリット① 移動時間や交通費などのコストが削減できる

対面で行っていた会議や商談をWeb会議にすることで、これまでかかっていた移動時間や交通費を削減できます。削減した移動時間の分をほかの仕事に当てることで、大幅な生産性の向上が見込めます。また、交通費のコストを設備投資に回すことで事業の拡大が図れます。

メリット② スケジュール調整がしやすくなる

通常の会議では、メンバーの1人が出張に出ている場合など、会議を開催するためのスケジュール調整が困難でした。しかしWeb会議システムを利用することで、参加者はどこにいても会議に参加できます。移動時間は考える必要がなく、会議の時間だけをスケジュールに組み込めばよいため、スケジュール調整がしやすくなります。

メリット③ さまざまな働き方が可能になる

会議に参加する場所がフリーになることで、会議が多い企業であってもリモートワークによる勤務が可能になります。昨今は多様な働き方が可能な企業の人気が高まっており、Web会議を利用したリモートワークを取り入れることで、優秀な人材が集まりやすくもなります。

また、育児や介護などで会社勤務が困難になった場合には、Web会議を活用した自宅勤務を取り入れることで、優秀な人材の流出を防ぐことができます。

メリットの多いWeb会議ですが、システムを導入する前に注意しておくべき点もあります。

注意点① インターネット環境の整備が必要

Web会議システムはインターネットを介して実施します。そのため、ネット環境が整っていない場所ではまったく利用できないといった事態も起こりえます。

社内で利用する際には緊急時のことも考え、複数のネット会社を契約したり、外出が多い場合には接続の良好なWi-Fiを契約したりする必要があります。

注意点② 対面での会議とまったく同じではない

非常に使い勝手のよいWeb会議ですが、対面での会議や商談とまったく同じような効果が得られるわけではありません。Web会議よりも対面での会議を好む人も多くいます。すべての会議をWeb会議に切り替えるのではなく、会議の重要度やタイミングなどによって両者を使い分けることが重要です。

Web会議よりも少し前に人気を集めた会議方法がテレビ会議です。テレビ会議も遠隔で会議ができる優れたシステムで、画質や音声に関してはテレビ会議の方が優れているともいわれています。

しかし、テレビ会議は会議室に必要機材を取り付ける必要があり、特定の部屋でしか利用できないことや設置にコストがかかるなどのデメリットもあります。

テレビ会議は、Web会議の長所であるどこからでも接続できる、機材の準備が簡単といった手軽さには欠けます。どのような用途に使いたいかを確認した上で、適切なシステムを導入することが重要です。

Web会議ではどのようなことができるのでしょうか。Web会議の機能についてはツールやアプリによって異なるものの、主に以下のような機能が利用可能です。

◆ 映像や音声を用いた対話

離れた場所にいる参加者の映像や音声を共有することで、話し合いを可能にします。話している人の映像が大きく表示されたり、話していないときにマイクをオフにしたりできるなど、会議に便利な各種機能も搭載されています。

◆ 画面共有

自分が見ているパソコンやスマホ、タブレットなどの画像を参加者に共有できます。事前に資料を送る必要がなく、分かりやすく説明するために役立つ資料や画像なども共有できるため、会議をより効果的に進めることができます。

◆ 録音・録画

事前に設定しておくことで、Web会議の様子が簡単に録音・録画できます。後で重要なポイントを見返したり、参加できなかった同僚に共有したりすることができます。

◆ 会話のテキスト化

Web会議の中には、話した内容を自動的に文字起こしし、議事録ファイルを作成するものもあります。この機能を活用することで、メモを取る必要がなくなり、会話に集中できるようになります。また、議事録作成の時間も削減することが可能です。

Web会議に必要な機材として、以下のようなものが挙げられます。

・パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイス
・Webカメラ
・ヘッドセット（Webマイク、スピーカー）

Webマイクやヘッドセットはデバイスに備え付けられているカメラや内蔵マイクでも利用可能ですが、クオリティを重視したい場合は外付けのものを購入するとよいでしょう。また、これらのほかに、安定したインターネット環境が必須となります。

Web会議システムは少ない負担で利用できるシステムのため、最初から機材の準備に力を入れるのではなく、利用する中で不都合があれば機材を揃えていくのをおすすめします。

新型コロナウイルスにより、多くの企業がWeb会議システムを導入しています。中でも営業職が多い企業は、早期にWeb会議システムを導入したことで大きな成功を収めています。以下のような企業は、Web会議システムの導入をおすすめします。

・営業職の占める割合が多い。営業の交通費が大きな支出になっている
・会議が頻繁にある
・出張が多く、会議のスケジュールが立てにくい
・テレワークをはじめとしたさまざまな働き方を推進したい
・優秀な人材を獲得するとともに、流出を防ぎたい

今後、働き方改革やテレワークの推進など、時代に応じた新しい働き方が進むにつれ、導入する企業はますます増えると考えられます。早めに導入することで、ほかの企業よりも優位に立つことができます。気になる方は導入を検討してみるといいでしょう。

本記事では、最近利用者が急増しているWeb会議について紹介するとともに、おすすめの機能やメリットについて紹介しました。Web会議システムはすでに多くの企業が導入しており、Web会議を活用し売上を伸ばしたり、働き方改革を進めたりしています。

特に営業や会議が多い企業にとっては、今後の企業戦略を考える上でも重要なポイントの1つとなります。まだ導入していないのであれば、一度調べてみることをおすすめします。

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