インフォーマルコミュニケーションを生むためのオフィスづくりとは？

インフォーマルコミュニケーションとは、非公式な場で生まれるコミュニケーションを指します。

例えば、道ばたを歩いているときに出会った同僚と雑談するのはインフォーマルコミュニケーションになります。また、仕事終わりに仲のよいメンバーで食事や飲み行くのもインフォーマルコミュニケーションといえます。

インフォーマルコミュニケーションとよく対比して用いられる言葉に、「フォーマルコミュニケーション」があります。

フォーマルコミュニケーションは、会議や打ち合わせなどの際に行われるコミュニケーションを指します。経営戦略の検討会やプロジェクトを説明する会議など、仕事に密接に関連して行われるコミュニケーションを指すときに用いられることが多い言葉です。

もう少し簡単にいえば、フォーマルコミュニケーションは、仕事に関係したきっちりとしたやりとりで、インフォーマルコミュニケーションは仕事とは関係しない緩いやりとりといえます。

仕事とは直接関係のないようにみえるインフォーマルコミュニケーションですが、インフォーマルコミュニケーションが促進されることで、企業に多くのメリットが期待できます。

・職場のコミュニケーションが促進される

フォーマルコミュニケーションが中心の職場では、オフィスが重い雰囲気に包まれ、困ったときにも相談しにくくなりがちです。その一方で、インフォーマルコミュニケーションが活発に行われている現場では、従業員同士の人間関係が良好で、オフィスは活気に満ちています。

インフォーマルコミュニケーションによって社内のコミュニケーションを促進することで、会議で多くの意見が集まるようになり、結果として企業の業績向上につながります。

・組織の一体感が高まる

従業員がバラバラの方向を向いている職場では、たとえどのような優れたプロジェクトを計画してもうまくいきません。インフォーマルコミュニケーションで一人ひとりの考えを表出することで、従業員個々が感じていることをすりあわせ、組織の一体感を高めます。

・重要な情報が得られることがある

インフォーマルコミュニケーションは一見無駄話のように感じることもあるかもしれませんが、実は企業を成功に導くための多くの情報を含んでいます。

例えば、従業員が上司には相談できないようなアイデアを保持していたり、企業をよりよくするための具体策を持っていたりすることも少なくありません。

フォーマルコミュニケーションとは異なる種類の情報があふれていることが多く、それらの情報をうまく拾い上げることで、企業を成功に導くことができます。

インフォーマルコミュニケーションの重要性が高まっている一方、業務のオンライン化が進むことでその機会が減少しています。テレワークで働いている人たちの中には、1日に1度も仕事以外の話をせずに終わってしまうという人もいるようです。

そのため、インフォーマルコミュニケーションが促進されるオフィスづくりを積極的に行っていくことが重要になります。ここでは、インフォーマルコミュニケーションを促進するために企業ができることについて紹介します。

・マグネットスペースの設置

「マグネットスペース」とは人々が自然と集まるような場所を意味し、オフィスではコピースペースやカフェスペースを指します。作業スペースでは雑談をするのに抵抗がある人でもマグネットスペースでは気軽に雑談ができるため、インフォーマルコミュニケーションを促進する場として注目を集めています。

従業員が多く行き交う動線上にマグネットスペースを設置することで、より多くのインフォーマルコミュニケーションの機会を生み出すことができます。使っていないスペースをカフェスペースとして設定するだけでも効果があります。

マグネットスペースはイノベーションが生まれる場所とも考えられているため、積極的に設置してみることをおすすめします。

・デスクの配置

デスクの配置を工夫することも効果的な手段です。オフィス内での会話は小声で行うことが多いため、物理的距離の遠いデスクを挟んだ相手とインフォーマルコミュニケーションを図るのは困難です。

そのため、従業員の椅子の位置が近くなるようにデスクを配置したり、できる限り横並びにデスクを配置したりするなどの工夫を行うことで、インフォーマルコミュニケーションを促進することができます。

・フリーアドレス化

座席を固定化するのではなく、空いている席を自由に利用できる「フリーアドレス」を導入することで、インフォーマルコミュニケーションを促進することができます。

オフィスがフリーアドレス化されたオフィスでは、仲のよい同僚と近くに座ったり、プロジェクトメンバーが集まって座ったりすることができるため、自然とインフォーマルコミュニケーションの機会も多くなります。

話し相手が固定化されてしまっている、業務に関係ない話が増えすぎて困っているという場合は、「毎日異なる人の横に座る」「同じ人と横に座るのは2回まで」など、簡単なルールを設けることで解決できます。

・雑談部屋や雑談タイムの設置

マグネットスペースも雑談のために有効なスペースですが、集中して働いている人がいる場合もあり、雑談をするのがはばかられる場合があります。その場合には、あえて「雑談部屋」と名付けた部屋を準備することもおすすめです。雑談するための部屋であれば、従業員は遠慮なくコミュニケーションを図れます。

テレワークが多い企業では、雑談部屋のかわりに「雑談タイム」を設けるのも効果的です。オンラインでコミュニケーションが取りづらい従業員間のコミュニケーションを促進できるほか、お互いの様子を確認したり、気分転換を図ったりすることにつながります。

・上司が率先してインフォーマルコミュニケーションを実施

インフォーマルコミュニケーションを促進しようとしても、企業全体にそれをよく思わない雰囲気が漂っている場合には、オフィス環境を整備してもうまくいきません。そのため、インフォーマルコミュニケーションを促進するには、上司や管理職が率先して従業員と直接業務に関係のない話を切り出したり、マグネットスペースや雑談タイムを利用したりすることが重要です。

また、企業としてインフォーマルコミュニケーションをどのように捉えるのか、従業員にどのような姿を期待するのかなどをしっかりと伝えることで、徐々に受け入れられるようになっていきます。そのため、まずは上司や管理職が率先してインフォーマルコミュニケーションの促進に取り組むことが重要です。

インフォーマルコミュニケーションは従業員間の関係性をよくするとともに、組織全体に一体感をもたらし、企業の成功を導きます。しかし、業務に関係のない話をする時間ばかりが増えてしまうのでは企業の業績向上につながりません。

インフォーマルコミュニケーションを促進する際には、企業が目指す姿を明確にするとともに、それに適した環境整備や手立てを実施していく必要があります。

今後働き方が多様化していく中で、よりいっそう重要性が高まっていく要素なので、早めの対策を練っておくことをおすすめします。

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