ITリテラシーが低い企業ではテレワークが進まない？ITリテラシーを高めるための従業員教育・研修

新型コロナウイルスの感染拡大が続く中、テレワークの導入が進んでいます。しかし、従業員のITリテラシーについては課題を抱えている企業も多いのが現状で、テレワーク中のトラブル発生も少なくありません。

主な課題として、「ITツールの習熟度に差があること」や「セキュリティ対策への意識が低い」ことが挙げられます。テレワークを導入する前に、どのようなことに注意するべきか参考にしてみましょう。

課題① ITツールの習熟度の格差

自宅でもオフィス同様の環境で業務を行うためには、ITツールの取り扱いを熟知していることが求められます。例えば、インターネット環境の構築方法、デバイスの導入、業務で使用するITソフトウェアの使い方といったITリテラシーが必要です。

しかし、従業員ごとにITツールに対する習熟度が異なり、テレワーク中にトラブルが発生したり、業務パフォーマンスが低下してしまったりする従業員も少なくありません。オフィス環境では、ITリテラシーの高いほかの従業員に助けてもらえる利点がありましたが、テレワークでは従業員個々で解決しなければならない場面も多く、自助努力で一定のITリテラシーを身につける必要があります。

課題② セキュリティ対策への意識が低い

テレワークで気をつけなければならないのが、セキュリティ対策です。オフィスで使用していたパソコンやタブレットといったデバイスを自宅に持ち出すため、自社や取引先に関する機密情報、個人情報に関するデータ流出に十分気をつけなければなりません。

また、自宅のネットワークを介して社内ネットワークにコンピューターウイルスが入り込まないように、セキュリティ対策を強化する必要があります。オフィス環境と異なる中で、さまざまなセキュリティリスクが存在するため、テレワークを始める前に十分な注意喚起を行うことも大切です。

そもそも「ITリテラシー」とは、どういった意味を持つのか気になるという方も多いのではないでしょうか。情報技術を意味する「IT」と情報を収集し活用する「Literacy」を組み合わせた言葉で、コンピューター・ネットワーク・セキュリティといったITに関連する要素を取り扱う能力のことです。テレワークの環境下でも生産性を高めるために、ITツールを目的に応じて活用する必要があります。

・目的に応じて活用できる能力

ITリテラシーには、目的に応じて活用できる能力が求められます。例えば、自宅でテレワークを行うために、パソコンやインターネットを準備し、上司ともリモートで会話をできるように動画会議ソフトを導入するなど、目的に対してツールを活用する能力が必要です。

プライベートで使用する分には、マニュアルを参考にして設定することで、問題なく使用することができます。しかし、業務を行う上で効率的にツールを活用するためには、それぞれをカスタマイズしなければなりません。高価で優れたツールを購入しても、従業員のITリテラシーが低いと、パフォーマンスを最大限に活かせなくなる可能性があります。

・ITリテラシーを構成する3要素

また、ITリテラシーは「情報基礎リテラシー」「コンピューターリテラシー」「ネットワークリテラシー」といった3つの要素で構成されています。

インターネットが誰にとっても身近なものになった現在、情報を取捨選択しなければなりません。情報基礎リテラシーとは「正しい情報と間違った情報を見極めること」であり、情報を使いこなすスキルのことです。

次に、コンピューターリテラシーは、パソコンやタブレットなどのICTデバイスを操作するスキルです。テレワーク環境の中でも業務をスムーズに進めるためには、基本的な操作だけでなく「トラブルが発生した際に対処できるスキル」が必要です。

最後のネットワークリテラシーとは「インターネットそのものの正しい使い方を身につけること」です。自宅から社内ネットワークへの接続方法、セキュリティ対策を理解し、自宅でもトラブルなく業務を行えるように準備しなければなりません。

ITリテラシーを身につけることは、正しい情報を収集したり、ツールを活用したりするために必要なことです。従業員のITリテラシーが低いと、近年ニュースにも取り上げられるようになった、SNSの炎上や重要な顧客データの流失といったトラブルを起こし、自社にとって不利益を受ける可能性があります。一見当たり前の内容であると思えるITリテラシーですが、いま一度従業員それぞれが正しく理解しているかをチェックしましょう。

最後に、従業員のITリテラシーを高めるために必要な教育と研修をチェックしましょう。ガイドラインを作成したり、定期的な研修を実施したりすることで、従業員自身がITリテラシー向上のために努力できる環境づくりが大切です。

① 自社のガイドラインを作成する

従業員が自宅でテレワークを行う際に、重要なデータや機密情報が漏れないように、ガイドラインを定めることが大切です。オフィス環境と比較すると、セキュリティ対策が万全でないことが多く、そのリスクは格段に増します。

そこで、独自のガイドラインを作成し、会社が禁止していることや、デバイスのセキュリティ基準などを設けましょう。ガイドラインに従うことで、従業員も安心してテレワークを実施できるようになります。

② 定期的に研修を実施する

定期的な教育や研修を行うことも、従業員に対するITリテラシー向上に役立ちます。近年では、新人研修の場で教育を行う企業も増えており、入社した段階でITリテラシーを身につけることが一般的となりました。

また、従業員が自主的にITリテラシーを学ぶ環境をつくれるように、ITパスポートや情報セキュリティマネジメント試験といった資格手当を導入してみるのもおすすめです。

ITリテラシーは、情報化社会において欠かせなくなりました。特に、テレワークの環境が進んだ中でスムーズに業務を行うためには、従業員のITリテラシーを高める必要があります。定期的な教育・研修を実施し、自社全体でITリテラシーへの向上に向けて努力しましょう。

昨今注目を集めているフレキシブルオフィスをご存知でしょうか？　フレキシブルオフィスとは、一般的な賃貸借契約とは違い、独自の利用規約に基づいて提供される、柔軟な契約スタイルを持つワークプレイスの総称です。

WeWork（ウィーワーク）は、国内7都市38拠点*でフレキシブルオフィスを運営しています。

開放的でスタイリッシュな共用エリアに加え、大小さまざまなタイプの会議室、ちょっとした電話やWeb会議への出席にも便利な電話ブースなど、快適なオフィス環境が整っており、高速インターネットやドリンクサービスなどもすべて完備しています。オープンでスタイリッシュなワークスペースは、仕事へのモチベーションを高め、生産性の向上も期待できます。

WeWork では、月単位契約可能、1名〜数百名まで契約可能、お問い合わせから最短数日で入居可能、といった柔軟で迅速なオフィスソリューションをご提案しています。また、大規模なスペースをお探しの企業様や、プライバシーが確保されたオフィスをご検討の企業様のニーズにもお応えできる、専用オフィスのプランもご用意しています。

働き方やオフィスのあり方が急激に変化している中で、これからのオフィス運用や働き方についてご検討中の方は、是非 WeWork へお問い合わせください！

* 2021年6月時点
[contact-3cta]

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。