テレワークの無駄なWeb会議を省いて生産性を高める6つのコツ

テレワーク下では、上司と従業員、そして従業員同士のコミュニケーションが不足しがちなことから、Web会議の頻度が増加傾向にあります。実際に、株式会社内田洋行が実施した『テレワーク時代のオフィスに関する実態調査』によると、テレワークの導入によりWeb会議の頻度が増えたと解答した人の割合は、86.8％にも及んだことが明らかになっています。

Web会議は、社内コミュニケーション不足の解消に高い効果を発揮する一方で、対面式の会議の感覚・頻度で開催すると「無駄なWeb会議」が増えてしまうので注意が必要です。

目的が不明確な会議や、参加者の一部だけが発言をしている会議などが、無駄なWeb会議の一例です。社内コミュニケーションの活性化を図ることも重要ですが、Web会議は生産性を意識して開催することが欠かせません。

テレワーク下においてWeb会議が増えると、業務に支障が出ることが懸念されます。当然ながら、1日に何回もWeb会議を開催していては、従業員の業務に取り組む時間を奪ってしまうことになります。

またWeb会議に参加するには時間だけでなく、対面の会議以上の集中力も求められます。株式会社Lightblue Technologyが2020年4月に実施した『Web会議における意識調査』では、53％ものWeb会議経験者が「対面式の会議より、Web会議の方が気をつかう」と解答しています。

このことから、Web会議を必要以上に多く開催してしまうと、業務効率の低下が懸念されます。実際に、同調査では「対面式の会議からWeb会議に移行して生産性が落ちた」と感じると解答した人は37.5%に及んでいます。

Web会議を開催する際は、業務に支障が出ないように、量よりも質を重視し、生産性を高めることが重要です。

ここまでで、Web会議の生産性を高めることが重要である理由を解説してきました。次に、Web会議の生産性を高めるための具体的な施策を6つ紹介します。

ポイント① 目標を決める

まず、Web会議を開催する際は、会議の「目的・目標」を明確にしましょう。Web会議をすることが目的になってしまうと、何も得られないまま時間だけが経過してしまいます。

具体的には「会議を通して何を達成したいのか」「会議が終わった時、どうなっていたいか」について考え、会議の目標をしっかりと決めておくことが大切です。

また、会議の目標・目的が決まったら、参加者に事前に共有しておくといいでしょう。こうすることで、会議が始まる前に考える時間がとれるため、議論がより活性化しやすくなります。

ポイント② 時間制限を設ける

Web会議は、事前に「制限時間」を設けることで生産性を高められます。これは通常の会議にも言えることですが、会議はただ時間をかければいいというわけではありません。会議に必要以上の時間を要してしまえば、当然ながらほかの業務に支障が出てしまいます。

すべての参加者が「10分間集中して会議をする」などといった共通認識で参加できるように、しっかりと制限時間を決めておきましょう。ただし、全体の制限時間だけ決めてしまうと、時間切れで議論できない話題が出てきてしまうことが懸念されます。そのため、会議の制限時間を決める際には「意見の出し合い」「意見の整理」「まとめ」など、細かく時間配分を考えるようにしましょう。

ポイント③ 議事録をとる

Web会議を行う際は、議事録をとることをおすすめします。従業員の発言や会議の内容をしっかりと「文字」として見える形で記録することで、無駄な発言が控えられ、会議の生産性が向上します。

また、会議の内容を記録しておけば、会議が終わった後に達成した目標や大切なポイントを見返すことができます。会議中に議事録をとる人をわざわざ設けるのは、一見非効率的のように思えますが、実際には生産性の向上に効果的です。

ポイント④ 必要なメンバーのみを選定する

Web会議の場合、場所を問わず参加できる手軽さから、本当に必要のないメンバーが会議に混ざっていることも珍しくありません。多くの従業員が意欲的にWeb会議に参加することは良いことですが、参加者が多いと一人ひとりの発言意欲が薄れたり、話が脱線したりすることが懸念されます。

そのため、Web会議を開催する際は目的や内容に合わせて、必要最低限のメンバーを集めるといいでしょう。本当に必要な人員だけを選定すれば、ほかの従業員はそのまま業務を続行できるため、業務効率も向上します。

ポイント⑤ 会議中のマルチタスクを禁止する

Web会議中は、従業員に別の作業をしないように呼びかけましょう。Web会議中は顔しか映らないため、悪気はなくてもついマルチタスクをしてしまう従業員も現れるからです。

当然ながら会議中に別の作業をしていると、会議にしっかりと参加することはできません。会議の生産性を高めるには、参加者全員が意欲的に発言したり、相手の意見に耳を傾けたりする必要があります。

また「マルチタスクをしないように」と指導するだけでなく、マルチタスクをする必要のない、質を意識した手短な会議を開催するように心がけましょう。

ポイント⑥ ファシリテーター役を設ける

ファシリテーターとは、会議で司会・進行を務める人のことです。Web会議では、ファシリテーターを準備することで、会議を効率よく進めることができるようになります。

具体的なファシリテーターの役割としては、参加者の発言を促したり、参加者から出た意見をまとめたり、タイムキープをしたりなどといった役割が挙げられます。このような役割を果たすファシリテーターがいるかいないかでは、Web会議の生産性に大きな差が生まれます。

今回は、テレワークにおけるWeb会議の生産性を向上するコツについて詳しくお伝えしました。Web会議の普及により、無駄が多くなってしまうことが問題視されていますが、しっかりとコツを押さえれば、対面式の会議以上に生産性を高めることができます。この記事で紹介したコツを押さえて、Web会議の生産性を高めましょう。

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