テレワークの課題解決につながるワークフローの改善とは

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークを導入する企業が増えています。株式会社パーソル総合研究所が2020年11月に実施した調査によると、正社員のテレワーク実施率は全国平均で24.7%に及んでいることが明らかになっています。

テレワークには「感染リスクの低下」「ワークライフバランスの確立」など多数のメリットがある一方で、長期化するにつれてテレワーク特有のデメリットも浮き彫りになってきています。

テレワーク下においては、従来のワークフローでは対応しきれないことが課題としてあげられます。その例のひとつに、紙媒体の業務があります。テレワーク下では、紙の書類の提出や押印が必要な業務があると、そこで業務が滞ってしまいます。会社や上司の押印が必要になれば、出社を余儀なくされてしまうでしょう。

また、従業員同士が気軽に連絡を取り合えない、連絡を取り合う際にタイムラグが生じてしまうといった課題も存在します。業務を進める上で、ほかの従業員に書類を確認してもらったり、意見をもらったりといったことがテレワークでは困難です。

そのため、テレワークを実施するにあたっては、通常のオフィス勤務向けに確立されたワークフローを見直し、テレワーク向けに改善することが求められます。ワークフローシステムを導入し、テレワークに即したワークフローを設定することにより、さまざまな課題を解決することができるでしょう。

ワークフローとは、「業務の一連の流れ」のことです。具体的には、「誰がどんな場合にどんな作業をするのか」「いつどこに申請書を提出するのか」などといった業務の流れを図式化したもののことを指します。

例えば、有給休暇の申請を行う場合、従業員は「申請書の作成」「上司に承認を依頼」「管理部門へ提出」などといったプロセスを踏む必要があります。この一連の流れがワークフローであり、業務を効率よく進めるためにはワークフローの改善が欠かせません。

ワークフローを効率化するために有効的なのが「ワークフローシステム」の導入です。ワークフローシステムとは、業務の流れを一括オンライン化するシステムのことです。

ここでは、ワークフローシステムを導入することにより、どのような効果が期待できるのか見ていきましょう。

効果① 内部統制の強化

ワークフローシステムを導入し、業務の流れを整えることにより、社内ルールや仕組みなどを強化することができます。従来の業務の流れでは、申請方法や書類の記入方法などといったルールが曖昧になり、従業員ごとに申請方法が異なるということがありました。

しかしワークフローシステムを導入すれば、社内ルールに即さない申請が誤って承認されてしまう可能性がなくなります。そのため、誤った申請・承認によりトラブルや不正を未然に防ぐことができます。

効果② ペーパーレス化の実現

テレワークを推進するためには、業務のペーパーレス化が欠かせません。しかし、申請・承認などといった業務は、紙の書類を提出する必要があったり、上司の押印をもらう必要があったりするため、オンライン化ができていないという企業は依然多いでしょう。

ワークフローシステムを導入することで、各種申請書の作成や承認などのペーパー業務をすべて一括オンライン化することができるため、ペーパーレス化を実現できます。すべての業務をオンラインで進められるようになれば、テレワークにおけるさまざまな課題は解消されるでしょう。

効果③ 業務の効率化が図れる

ワークフローシステムを導入することにより、申請・確認作業にかかる手間を大幅に削減することができます。業務の流れを可視化することで、従業員は迷わずスムーズに業務を進められるようになります。

またワークフローシステムでは、業務の進行状況がリアルタイムで分かります。そのため、「申請がどこで滞っているのか分からない…」「手続きがどこまで進んでいるのか分からず、催促すらできない…」などといった問題を解消できます。

効果④ 費用の削減

ワークフローシステムを導入するにあたり、システムの導入費や業務の流れを可視化する手間がかかりますが、長い目で見ると費用の削減が見込めます。ワークフローシステムを導入することにより、主に2つの費用を削減することができます。

1つ目は、人件費です。一連の業務をオンライン化・効率化することにより、書類の承認や管理に必要な工数を削減できます。また、業務を可視化しておくことで、新たに入社した従業員に対する研修費用も削減できるようになるでしょう。

2つ目は、書類の用紙代や印刷代などの費用です。ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化が促進され、より多くの業務をオンライン上で行えるようになります。紙の書類が不要になれば、当然ながらそれに伴う費用が削減できます。

最後に、ワークフローシステムを導入するにあたって知っておきたい2つのポイントを紹介します。

ポイント① 準備期間をしっかりと設ける

ワークフローシステムの実装は、「ワークフローの見直し」や「業務ルールの洗い出し」などさまざまな準備を必要とします。一刻も早く業務の効率化を図るために、ワークフローシステムをすぐにでも導入したいと思うかもしれませんが、焦りは禁物です。

ワークフローの見直しや業務ルールの洗い出しなどは地道で手間のかかる作業ですが、導入準備として欠かせないステップです。業務の流れを全面的に改善する機会と考え、導入に向けて入念に準備を重ねていきましょう。

ポイント② 直感的に操作できるシステムを選定する

ワークフローシステムを導入することのゴールは、「従業員の手間を削減し、業務の効率化を図ること」です。ワークフローシステムを導入すること自体がゴールになってしまわないように、従業員が直感的に使いやすいシステムを選びましょう。

ワークフローシステムは、従業員にしっかりと浸透して初めて効果が得られます。普段から使用している外部システムとの連携は可能か、使い勝手はどうかなどといったポイントを押さえておくと安心です。

本記事では、テレワークにおけるワークフローの改善について紹介しました。ワークフローシステムの導入は、テレワークにおけるさまざまな課題の解決につながります。

テレワークの課題に直面しているという方や、これからテレワークを導入する予定があるという方は、ぜひワークフローシステムを導入して、テレワークにおける業務効率化を図りましょう。

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