タッチダウンオフィスとは？
タッチダウンオフィス利用のメリット
オフィス内にも作れるタッチダウンスペース
タッチダウンスペースの作り方
まとめ
迅速かつ柔軟なオフィス運用が叶うフレキシブルオフィス
働き方改革による柔軟な働き方が推進される昨今、新しいオフィスのあり方として「タッチダウンオフィス」が注目を浴びています。タッチダウンオフィスとは、テレワーカーや出張者が、一時的に仕事をしたい際に利用できるスペースのことです。
タッチダウンオフィスには、テレワークにおけるコミュニケーション不足の解消や、業務効率の向上など、さまざまなメリットがあります。本記事では、タッチダウンオフィスの概要や効果、そして実際にタッチダウンオフィスを設置する方法について詳しく紹介します。
タッチダウンオフィスとは？
タッチダウンオフィスとは、テレワーカーや出張者などが、自席以外でPC作業や書類のチェックなどの仕事をできるスペースのことです。一時的に仕事を進められるスペースの確保を目的としており、通信環境や電源など仕事をするのに必要な設備が整っています。そのため、外出先でカフェやファミリーレストランなどを利用する場合と比較して、より集中して効率よく業務を行うことができます。
また、ほとんどのタッチダウンオフィスは駅の近くに設けられているため、テレワーカーや外回りの多い営業マン、出張者などが気軽に立ち寄って仕事をすることができるのもメリットのひとつです。タッチダウンオフィスの導入は、従業員の社外でのスキマ時間を有効活用するための施策として最適といえます。
タッチダウンオフィス利用のメリット
続いて、タッチダウンオフィスを利用することによって期待できる効果を紹介します。タッチダウンオフィスの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
メリット① 社内コミュニケーションの活性化
タッチダウンオフィスでは、テレワークをする従業員や別のオフィス・部署で勤務する従業員が自由に出入りし、仕事をすることができるため、自然と社内コミュニケーションが活性化します。
テレワークの導入率が増えている今、従業員同士のコミュニケーション不足が懸念されていますので、いつでも自由にほかの従業員と一緒に仕事ができる場所があるというのはかなりのメリットでしょう。
メリット② 業務効率が向上する
タッチダウンオフィスを設けることにより、従業員は社外でできたスキマ時間を業務に充てられるようになるため、業務効率が向上します。外出先からオフィスへ移動する時間や、カフェやコワーキングスペースを探す時間などを削減することができます。
メリット③ 気分転換になり、生産性が向上する
従業員に通常のオフィス、在宅ワークに加えて、タッチダウンオフィスという新たな勤務オプションを与えることにより、従業員は気軽に作業する場所を変えられるようになります。
例えば、長期にわたり在宅ワークをしている従業員の場合、時には「家以外の場所で仕事をしたい…」とストレスを感じることもあるでしょう。その際、タッチダウンオフィスへ移動して勤務をすることで、従業員にとっていい気分転換になり、集中して作業できるようになります。
オフィス内にも作れるタッチダウンスペース
タッチダウンオフィスとは多くの場合、テレワーカーや出張者などを対象にオフィス外に設けるオフィスのことです。しかし、実際には、タッチダウンオフィスの特性を持ったタッチダウンスペースを既存のオフィス内に設けることも可能です。
すでに従業員一人ひとりに自席が与えられているオフィス内に、タッチダウンスペースを設けることは一見すると意味がないように思えるかもしれません。しかし実際には、従業員同士が情報交換や雑談をする場として機能したり、作業場所を変えることにより気分転換ができたりなどといったメリットが期待できます。オフィス内にタッチダウンスペースを設ける方法については、以下で詳しく解説しています。
タッチダウンスペースの作り方
ここまでは、タッチダウンオフィスとタッチダウンスペースの効果やメリットについてお伝えしてきました。オフィス外にタッチダウンオフィスを設けるとなると、大規模な準備が必要ですが、オフィス内の一部をタッチダウンスペースにするのであれば、簡単に作ることが可能です。ここでは、タッチダウンスペースを設置する手順を紹介します。
ステップ① タッチダウンスペースを設ける場所を選定する
まず、オフィス内でタッチダウンスペースを設ける場所を選定しましょう。タッチダウンスペースは、出入り口付近やカフェテリア周辺など、人通りが多く、さまざまな部署の人たちが行き交う動線上に設置するのが理想的です。場所が確定したら、タッチダウンスペースの設置にふさわしいスペースを確保しましょう。
ステップ② 必要な備品・家具を設置する
場所の確保ができたら、次に従業員が仕事をするのに必要な備品と家具をそろえましょう。電源と通信環境を整えることはもちろん、業務内容によっては資料を保管するための棚やプリンターなどもあると便利です。従業員がパソコンひとつで作業ができるようにするために必要なものを設置していきましょう。
デスクや椅子に関しては、利用者の目的に合わせて選ぶと失敗が少ないでしょう。例えば、自席を離れて少しの間だけ作業することを目的としたタッチダウンスペースであれば、スタンドデスクがいいかもしれません。また、従業員同士が情報交換や雑談をすることを目的としたスペースにしたいのであれば、大人数で座れる大きなテーブルなどを設置するのがおすすめです。
また、自席を離れてタッチダウンスペースを利用しに来た従業員の気分転換になるように、自席と異なる雰囲気作りも大切でしょう。
ステップ③ 従業員に告知する
タッチダウンスペースが完成したら、従業員にその旨を告知しましょう。その際、誰がどのような目的で利用できるスペースなのかを明確にしておくことをおすすめします。そうすることで、より多くの従業員に利用してもらえるようになります。
利用に関して細かなルールは設けず、空いてさえいれば、誰でも、いつでも利用することができる仕事スペースとしておくのが理想です。
まとめ
今回は、オフィスの新しいあり方のひとつであるタッチダウンオフィスについて紹介しました。タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースを導入することで、従業員同士のコミュニケーションが活性化したり、気分転換になって作業効率がアップしたりと嬉しい効果が期待できます。
コロナ禍でテレワークが拡大し、業務がオンライン化しつつある今、タッチダウンオフィスやスペースを導入して、対面コミュニケーションを強化しましょう。
迅速かつ柔軟なオフィス運用が叶うフレキシブルオフィス
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