企業がテレワーク中にBYODを導入するときに注意しなければいけないセキュリティリスクとは

BYOD（ビーワイオーディー）は「Bring Your Own Device」の略語で、日本語では「自分のデバイスを持ち込む」ことを意味します。

企業において仕事を進める上で、パソコンやタブレット端末、スマホなどのデバイス利用は必須になりつつあります。そのため、企業では仕事用の各種デバイスが準備されていることが一般的です。

一方で、会社利用のデバイスではなく「個人が所有しているデバイス」を用いて働く方法がBYODです。使い慣れた個人のデバイスを利用することで作業効率を高めることが可能なほか、デバイス導入にかかる費用を削減できるなど数々のメリットがあります。

総務省が2018年に発表した『ICTによるイノベーションと新たなエコノミー形成に関する調査研究』によると、BYODの許可を行っている日本企業は約10％で、アメリカやイギリス、ドイツの20～30％と比べると低い値になっています。

しかし昨今、日本でテレワークが拡大するにつれ、自分で所有するデバイスを利用して働く人々が急激に増えつつあります。今後もますます需要が高まっていくと考えられるBYODですが、BYODには数多くのメリットがある一方で、気をつけるべきポイントも多くあります。

BYODに興味を持つ企業が増えているのは、BYODにさまざまなメリットがあるからです。ここでは、BYODのメリットについて紹介します。

メリット① 機材購入に関する費用の削減

BYODは個人が所有するデバイスを利用するため、企業が新たにデバイスを購入する必要がありません。テレワークで必要になる機材をすべて会社が買いそろえた場合は莫大な費用が発生しますが、BYODを活用すれば少ない費用でテレワークの環境を作り出すことができます。

メリット② 業務をスピーディに開始可能

デバイスを購入し、必要なシステムを構築するのには多くの時間が必要になります。BYODでは、デバイス購入に関わる時間を削減できることに加え、デバイスの操作方法などを覚える必要がありません。そのため、テレワークに移行するとなった際にも、業務をスピーディに開始することができます。

メリット③ 使い慣れたデバイスで生産性向上

BYODでは使い慣れたデバイスを利用できるため、自分が得意とするルーティンで作業を行うことが可能です。普段から使いこなしているデバイスを使って作業することで作業スピードが速くなるため、結果的に生産性の向上を見込むことができます。

メリット④ シャドーITの抑制

従業員が、企業が認知していないIT機器を利用することを「シャドーIT」と呼びます。昨今、シャドーITによる情報漏洩などが問題となっており、テレワークを推進していく企業の課題となっています。

個人のデバイスを利用するという点ではBYODと同じですが、BYODでは個人のデバイス利用が企業から公式に認められているという点で大きな違いがあります。個人デバイスの利用を認知していれば企業も対策を取ることができるため、シャドーITによるリスクを減らすことができます。

さまざまなメリットがあるBYODですが、一方でそのデメリットにも注意しなくてはなりません。例えば、セキュリティが脆弱なデバイスを利用することで情報が漏れてしまったり、勤務時間中にSNSを利用してしまったりすることなどが挙げられます。

そのため、BYODを導入する際には、以下の注意点についてもしっかりと確認することが重要です。

注意点① セキュリティ対策に万全を期す

個人のデバイスは企業が利用するデバイスと比べ、セキュリティが脆弱な場合が多くあります。重要な情報を扱った際に情報が漏れてしまい、企業が大きな損害を受けることも十分考えられます。

そのため、BYODを取り入れる際には、デバイスやネットワークなどのセキュリティ対策を万全に行うことが大切です。利用するデバイスを企業に申請すると同時に、適切なウイルス対策ソフトを導入することが必要になります。

注意点② 労働管理が複雑化することを理解する

BYODを取り入れることで、従業員はさまざまな環境で働くことができるようになります。例えば、個人のスマホを利用して働く場合、外出先や移動中であっても作業を行うことができます。

働き方の幅が広がることはよいことですが、従業員が勤務をしているのか、もしくは個人的な用途で利用しているのかなどの判断は難しくなります。そのため、労働管理が複雑になることは事前に理解した上で実施することが重要です。

注意点③ 運用ルールの設定に時間をかける

BYODによるテレワークは作業効率を向上させるポテンシャルがあります。しかしその分さまざまな新規ルールを設け、適切に運用していく必要があります。ルールづくりがうまくいかない場合、作業が順調に進まないばかりか、情報の漏洩や従業員のモチベーション低下などにつながることもあります。

そのため、運用ルールの策定には多くの時間を割き、安全かつ容易に運用できるものを作り上げるようにしてください。

BYODを導入する際に気をつけるポイントは多々ありますが、中でもセキュリティ対策は特に重要です。BYODを取り入れる企業におすすめのセキュリティ対策を紹介します。

・MDMの導入

MDM（モバイルデバイス管理）は各種デバイスを管理運用することを目的としたシステムです。BYODで用いるモバイルデバイスに導入することで、端末の紛失・盗難の際に遠隔で所在地を確認したり、端末のロックやデータ削除をしたりすることが可能になります。

利用しているモバイル端末に何か問題が起こったときに便利なシステムのため、BYODを導入する企業の多くが利用しています。

・クラウド上、もしくは会社のサーバー上でのデータ管理

デバイス上でデータを管理している場合、パソコンやスマホが盗まれてしまったときに大きな問題に発展する可能性があります。そのため、情報を自分のデバイス上に保存するのではなく、クラウド上もしくは会社のサーバー上で管理する方法が一般的です。

企業向けのクラウド型データストレージサービスを利用したり、自社で所持している社用サーバーに直接アクセスできる手立てを確立したりすることで、大切な情報を個人のデバイス上に保管せずに扱える仕組みをつくることができます。

・ガイドラインや運用ポリシーの明確化

BYODを実施する際には明確なガイドラインや運用ポリシーを作成し、従業員に周知徹底させることが重要です。

しかしながら、ガイドラインや運用ポリシーが複雑すぎると従業員の理解が進まないこともあります。ガイドラインや運用ポリシーを作成する際には、実際に利用する従業員目線での分かりやすい説明を心がけ、容易に理解できるような文体で作成することが大切です。

・セキュリティ教育の実施

BYODを長期で実施するとガイドラインに従わない従業員や運用ルールを忘れてしまう従業員が出てきます。そのため、セキュリティ教育を繰り返し実施することが大切です。

BYODの導入期間中は、月に1回程度の頻度でセキュリティ勉強会や確認会を実施してください。ITの担当者から繰り返し説明を行うとともに、アンケートなどにより従業員がルールに従って運用しているかどうかを確認することも必要です。

・誓約書へのサイン

企業にとって情報が漏れてしまうことは大きな問題となります。従業員のセキュリティリスクに対する意識を高めさせるには、誓約書を準備し、サインをしてもらうことが効果的です。

BYODは企業がテレワークを行う際に便利な手法ですが、セキュリティ対策が非常に重要になります。情報漏洩などで企業が大きな損害を受けることがないように、適切な対策を講じることをおすすめします。

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参考：
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/linkdata/h30_02_houkoku.pdf

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。