テレワークにおける1on1ミーティングの重要性と効果的に進めるための3つのポイント

新型コロナウイルスの感染対策として、多くの企業で導入されているテレワークですが、課題を抱えている企業も少なくありません。ペーパーロジック株式会社が2020年3月に発表した「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査によると、「対面コミュニケーションが難しい」「テレワークを行うツールが整っていない」「どのように評価されているか不安」といった回答が上位に挙げられました。これからテレワークを実施する際に、何に気をつけるべきかをチェックしてみましょう。

課題① 従業員に対する人事評価が難しい

企業が抱えているテレワークの課題として、従業員の人事評価が難しい点が挙げられます。株式会社あしたのチームが実施した「テレワークと人事評価に関する調査」によると、人事評価が難しい理由として72.6%が「勤務態度が見えない」、67.1%が「成果につながる行動を把握しにくい」と回答しました。

実際にテレワークに移行した結果、従業員が働いている様子が可視化しにくくなり、以前よりも人事評価が難しくなっているのが現状です。顔を合わせる機会が減少するテレワーク下でも、従業員が納得するような人事評価体制を構築する必要があります。

課題② 従業員・上司とのコミュニケーション不足

次に、社内でのコミュニケーション不足もテレワークの課題といえます。従来のオフィスワークでは、休憩時間や業務の合間に、従業員同士で顔を合わせて話をする機会が多くありました。

コミュニケーションの不足は、業務上の不都合になるだけでなく、気分転換の機会を奪うことでもあります。もちろん、チャットツールやWeb会議システムを活用し、コミュニケーションを図ることも可能ですが、従来よりも自然に対話する機会が減ってしまう点が課題です。

課題③ 業務上不便なことが多くストレスを感じやすい

テレワークは、従業員の働き方の改善につながる一方で、業務上不便に感じる可能性があります。自宅やサテライトオフィスでも、オフィスと同様の業務環境を再現するために「インターネットの整備」「コミュニケーションツールの導入」「セキュリティシステムの強化」を進めなければなりません。

中途半端な状態でテレワークを実施すると、従業員が業務を行いにくくなり、ストレスの原因にもなりえます。テレワークを導入する際には、従業員の意見を参考にしながら、業務環境を常に改善することも大切です。

テレワーク導入によってコミュニケーションが少なくなっている中で、1on1ミーティングが注目されています。1on1ミーティングとは、定期的に従業員と上司が1対1でミーティングを行うもので、業務の進捗状況だけでなく、テレワーク下での生活状況を共有するのが目的です。

ビジネスパーソン向けの人事総合メディアである「日本の人事部」が2020年3～4月にかけて実施した「1on1の導入に関するアンケート」によると、従業員数に関わりなく、約4割が導入していると回答しました。また、1on1ミーティングを成功させる要素として「上司の傾聴力」が回答の42.4%を占めており、1on1ミーティングを実施する上でお互いの信頼性が重要視されています。

1on1ミーティングで効果を得るためには、進め方の工夫が必要です。オフィスでの1対1のミーティングと異なり、オンライン上でのやりとりは部下に不安を与えてしまう可能性があります。そこで、1on1ミーティングを実施する目的を伝え、効果が出るように継続的なフィードバックを行うことが大切です。

ポイント① 1on1ミーティングを実施する目的を伝える

1on1ミーティングを実施する際には、上司から部下に対して「目的」を明らかにしましょう。コミュニケーションとして重要な1on1ミーティングですが、目的を告げずに実施すると、部下に不信感を与えてしまう危険性があります。

上司との1対1でのミーティングは、部下にとって精神的な負担にもなりえることから、事前準備をしっかりと行わなければなりません。お互いの信頼性を維持するためにも、「なぜ1on1ミーティングを実施するのか」「1on1ミーティングでどのようなことを話すのか」を部下に伝えた上で実施しましょう。

ポイント② 1on1ミーティングの内容を記録し、フィードバックを行う

1on1ミーティングの内容を記録し、従業員に対してフィードバックを行うことも大切です。1on1ミーティングはコミュニケーションを目的としてるため、「業務で抱えている現状の課題」「どのように仕事を進めていけばよいか」「私生活の不安」など、簡単な会話から業務に関することまで、幅広い会話を行いましょう。

そして部下との1on1ミーティングが終了したあとは、今回話した内容を記録しておきます。上司として、部下が抱えている不安を取り除くことや、業務の進め方のアドバイスとなるフィードバックを行い、ミーティングを両者にとって実りある機会にしましょう。

ポイント③ 継続的に1on1ミーティングを実施する

1on1ミーティングは、1度実施すればいいというものではなく、定期的に実施することで効果を高められます。特に初めての1on1ミーティングでは、部下だけでなく、それを行う上司でさえもどれくらいの効果が得られるか疑問を持つものです。

そこで、定期的に1on1ミーティングを継続することが重要です。繰り返しの1on1ミーティングによって、コミュニケーションの質が向上し、テレワーク下でも業務の相談を行いやすくなります。

新型コロナウイルスの感染対策や働き方の改善のため、テレワークが導入されつつあるものの、業務の進め方に支障が出たり、コミュニケーションが疎かになったりと、懸念される課題もあります。そこで、従業員のコミュニケーションを活発化する動きとして1on1ミーティングを実施する企業が増えています。

1on1ミーティングは、上司と部下による1対1のミーティングで、コミュニケーションが減少した中で重要な役割を果たします。部下に対して導入する目的を説明し、フィードバックをしっかりと行うことで、お互いにとって有意義な時間にしましょう。

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参考：
https://paperlogic.co.jp/wp-content/uploads/2020/03/d140b430432b05ea81a105f4ecf1208b.pdf
https://www.ashita-team.com/news/20200420-2/
https://jinjibu.jp/article/detl/hakusho/2303/

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。