シェアオフィスとは？ 用途やメリット、レンタルオフィスとの違いまで紹介

シェアオフィスとは、ひとつのオフィスを複数の企業や個人がシェアして使うオフィスです。ひとつの大きな空間を異なる複数の企業やビジネスオーナーが利用し、それぞれが別々に働くイメージです。英語では「Shared-Office」と呼ばれます。

シェアオフィスの最大のメリットは、オフィスにかかる初期費用を大きく削減できることです。新型コロナウイルス感染症の世界的流行をきっかけにリモートワークを採用する企業も多く、オフィスのあり方自体が見直されています。オフィスの費用削減に大きく貢献するシェアオフィスは、新しい職場環境の選択肢のひとつとして大きな注目を集めています。

シェアオフィスが注目を集めるようになったのは最近のことですが、シェアオフィスの概念は古くから存在していました。

たとえば、弁護士やデザイナーは貸しオフィスを利用することが一般的でした。ひとつの空間にそれぞれがオフィスを借り、同じ空間で働くことで、オフィスにかかる費用を削減していました。

しかし、昨今ではカーシェアリングをはじめとした「シェアリング」が世界のトレンドとなり、シェアオフィスという言葉が好んで使われるようになっています。今後はより多くの企業がシェアオフィスを利用すると考えられています。

シェアオフィスとよく似た言葉として、「コワーキングスペース」があります。職場をシェアするという意味は同じですが、コワーキングスペースはあくまでも「スペースの共有」で、空いているデスクを自由に使えるイメージです。

コワーキングスペースは自由に働ける空間を提供することが主な目的で、企業や個人が自由に設計できるオフィススペースの提供はしていないことが一般的です。そのため、コワーキングペースの自由度はシェアオフィスよりも低くなる傾向にあります。

サテライトオフィスとは、企業の本拠地から離れた場所に設置されているオフィスのことです。本拠地を中心部とすると衛星のように存在するオフィスであることから、英語で「衛星」を意味するサテライト（Satellite）と呼ばれています。

サテライトオフィスが注目を集めている背景として、総務省が積極的に推進する地方活性化が挙げられます。東京や大阪といった大都市部への一極集中や、地方における雇用や産業を生みだすことを目的とした試みです。

シェアオフィスとサテライトオフィスの違いは、すでに本拠地である本社や本部があるかどうかです。シェアオフィスは、オフィスの維持費用を抑えるために補助オフィスや本拠地として活用されます。一方で、サテライトオフィスは本拠地とは別に、低予算で拠点を構えることで地方での事業拡大や地方の優秀な人材を確保するねらいがあります。設置する場所や自身の業種によっては、サテライトオフィス本来の目的を達成できない可能性があることには注意しなければなりません。

バーチャルオフィスとは、仮想空間上におけるオフィスのことです。事業用に住所や電話番号のみを貸すサービスで、通常のオフィスと異なり、物理的な机や椅子などは用意されていません。オフィスの賃料を削減する、および法人登記の目的で、個人事業主やスタートアップ企業などが活用することが多いようです。サービス内容によってではありますが、月額およそ5,000円から10,000円ほどで利用できます。

サテライトオフィスには、物理的な作業スペースが存在します。オフィスを設置する目的も、サテライトオフィスは地方活性化や地方の事業を促進するためですが、バーチャルオフィスは事業を行うための住所を確保するためです。両者の違いをふまえて、自社の目的に最適なオフィスを選ぶようにしましょう。

大きな注目を集めるシェアオフィスですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。

シェアオフィスは通常のオフィスと比べ、初期費用を抑えられます。敷金や礼金などが安く設定されていたり、プリンターや簡易キッチンも共同利用のものが準備されていたりするため設備や備品購入のための出費が必要ありません。ほとんどの場合、デスクやチェアもすでに完備されています。

面積辺りの単価が高くなる傾向があるシェアオフィスですが、必要なスペースを契約することで無駄を省き、結果として月額費用を抑えられます。会議室や談話室などの共用設備を効果的に利用すれば、毎月の固定費を大きく削減できます。

事業が成長した場合や規模を縮小する際には、オフィスサイズの変更も必要になります。シェアオフィスなら、人員に合わせてオフィスの広さを自在に拡大・縮小できます。

法人登記が可能なシェアオフィスもあります。企業のブランド力を強化するために都市部の住所で登記をしたいと考える企業にとっては大きなメリットでしょう。宅配便を受け取ったり、ビジネスの拠点として利用したりすることも可能です。

シェアオフィスを選ぶ際に押さえておきたい五つのポイントを紹介します。

営業職が多く、頻繁に企業訪問をする必要があれば、立地を重視して選びましょう。好立地のシェアオフィスは需要が高いため、利用費用も高くなる傾向があります。

シェアオフィスといっても、利用できる設備や機能、サービスは施設によって大きく異なります。シェアオフィスは自社の裁量で変更できることが少ないため、自社で必要な環境やサービスがすでに整っているシェアオフィスを選びましょう。

シェアオフィスによって月額費用や入居時の初期費用、退去費用のレンジはさまざまです。オフィスにかかる費用は企業の固定費の中でも大部分を占めるため、許容できる価格のシェアオフィスを選ぶようにしましょう。

シェアオフィスはできるかぎり専有スペースを少なくすることで総合的な費用を抑えられることが特徴です。しかし、狭いスペースで多くの従業員が働く場合、作業効率の低下にも、最悪の場合は環境の悪さから離職にもつながりかねません。利用するシェアオフィスが、専有スペース以外にも開放的なラウンジや会議室など共用スペースを備えているかどうかも必ず確認しましょう。

シェアオフィスは複数の企業でひとつのオフィスを利用するため、印刷物が他の企業の資料にまぎれたり、パソコン画面を見られたりするといったことが起こる可能性も考えられます。

しかし、印刷時にパスワードを設定したり、パソコンを利用するデスクの配置に配慮したりする、または企業専用のオフィス空間を利用することで、セキュリティ面での懸念を取り除くことが可能です。

シェアオフィスの利用に向いているのは、個人事業主やスタートアップ企業、新規事業をスタートさせる企業などですが、リモートワーク導入の広がりに伴い大企業や本社機能をシェアオフィスに移転させる企業も増えています。

顧客からの信頼性という点から自宅外にオフィスを構えたいと考える個人事業主には、一名から利用でき、少ない予算でオフィス環境を手に入れられるシェアオフィスがぴったりです。

初期費用をできるかぎり抑えたいと考えるスタートアップ企業にもおすすめです。一般的な賃貸オフィスを借りる場合、礼金や敷金などで六か月から一年分程度の家賃を支払う必要があります。また、内装費用や退去時の原状回復費用なども求められます。シェアオフィスなら初期費用を抑えられることに加え、毎月の固定費が計算しやすいため、キャッシュフローの管理や計画立案もしやすくなります。

新規事業をスタートさせたいと考える企業やベンチャー企業のオフィスとしても良いでしょう。万が一、ビジネスがうまくいかずに撤退する場合や規模を縮小する場合でも、シェアオフィスなら柔軟に対応できます。

異業種交流やオープンイノベーションを求める大企業にも、シェアオフィスは大きな可能性をもたらします。共用スペースの利用や、シェアオフィスで開催されるイベントなどを通じて新しい出会いを期待できます。

リモートワークとオフィス出社を組み合わせた働き方を導入する企業であれば、本社機能をシェアオフィスに移転することで大きなメリットが期待できるでしょう。従業員に働く場所の選択肢を用意することで働きやすさを実現し、モチベーションの向上やライフステージの変化にも対応できる環境により離職率の低下を実現できます。出社率に合わせて必要なスペースを利用することで無駄なスペースに家賃を払うこともなくなります。

シェアオフィスを利用するまでの一般的な手順を紹介します。

シェアオフィスは明確な情報や料金プランを打ち出しているところが多いため、インターネット上での検索で大まかな情報を把握することができます。複数のシェアオフィス情報を集め、候補を絞りましょう。

候補が決まったら内覧へ。写真で見るだけの場合と実際の状況は異なる場合があるため、必ず内覧をしましょう。気になることがあれば内覧時に質問するとよいでしょう。

必要なスペースが利用できるかどうか、またどのような配置になるのかなどを確認してください。また、将来的にオフィス拡大の可能性がある方は、それが可能かどうかについても確認しておくことをおすすめします。

シェアオフィスから提供される契約書をしっかりと確認してください。もし問題がなければ審査を受けるための必要書類を集めます。

必要書類をもとに、シェアオフィスが入居の可否を審査します。申請したとしても必ずしも使えるわけではないため注意が必要です。

入居が許可されれば、最終的な契約書類を集めて提出します。契約書類が受理されればシェアオフィスの利用が可能になります。この際に前納金が必要になることもあるため、準備しておくようにしてください。

事業に必要な備品や書類などを移動させ、準備ができ次第シェアオフィスの利用を開始します。

世界的な感染症の拡大により日本ではテレワークが普及し、従業員がオフィスの外で働く機会が増えました。それにより、オフィスのあり方自体が問われています。

テレワークでも作業効率が落ちない、そして全員が同じ時間に出社しないのであれば、企業がオフィススペースの縮小を検討することは当然ですし、経費節約の面からも有効です。また、オフィスを縮小できるのであれば、より好立地にオフィススペースを設け、新事業の中心拠点として利用したり、他の企業との交流の場として活用したいと考える企業もあるでしょう。働く場所の選択肢を増やすことで、従業員が自分が最も効率を上げられる場所を選び集中して仕事に向かうことも可能です。

これからはこれまでのような企業ごとのオフィススペースでなく、よりフレキシブルなシェアオフィスなどを効果的に活用する企業がビジネス上で成功を収めていくでしょう。もはや、柔軟な契約形態や拡張性が特徴のフレキシブルオフィスを視野に入れながら自社にふさわしいオフィス探しをすることは、後のビジネスの将来を決める重要な要素になる時代に入ったといえます。

フレキシブルオフィスを国内7都市*で展開している WeWork は、働き方の多様化を実現しイノベーションを生みだすオフィスとして多くの企業やビジネスオーナーの皆様に選ばれています。「フレキシブルオフィス」とは、シェアオフィスやコワーキングスペースなど一般的な賃貸オフィスとは異なり、独自の利用規約に基づいて提供される柔軟な契約スタイルを持つワークプレイスの総称です。

WeWork には、開放的でスタイリッシュな共用エリアに加え、プライバシーが確保された専有スペース、一名から数百名まで対応可能な大小さまざまなタイプの会議室、電話やWeb会議への出席に便利な電話ブース、香り高いコーヒーや紅茶、ビールなどが楽しめるパントリー、赤ちゃん連れでも利用できるペアレンツルームなど、すべての人が快適に働けるオフィス環境を完備しています。

また、月単位の契約が可能で、お問い合わせから最短数日で入居可能といった柔軟なプランを各種ご用意しています。成功するオフィスづくりについては、ぜひ WeWork にお問い合わせください。

* 2021年9月時点

・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。