在宅勤務で発生する光熱費や通信費は経費になる？

在宅勤務では、当然のことながら私生活スペースである自宅を勤務場所として使用する必要があります。新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークが普及し始めた当初であれば、「自宅での勤務は快適だ」で済んだかもしれません。しかし、実際に在宅勤務を長期にわたって実施するとなれば、インターネット通信費をはじめとする勤務時間内に発生する費用をどこまで会社が負担するべきなのかという疑問が生じるでしょう。

テレワークを実施するに当たって会社が負担すべきといえる費用には、例えば次のようなものが挙げられます。

・業務に必要不可欠なインターネット通信費
・業務時間内の給水やトイレなどに使用する水道代
・照明やパソコン器具に使う電気代

これらの費用を経費として会社側が負担しなければならないといったルールはありませんが、基本的には、会社側でどこまで負担するかというルールを定めて、経費として負担する必要があるでしょう。

また、労働基準法の第八十九条では「労働者に食費や作業用品などを負担させる場合には、就業規則に定めなければならない」と記載されています。そのため、在宅勤務を導入する際に、インターネット通信費や文房具など、これまで会社側が経費として支払っていたものを従業員負担とする場合は、就業規則を修正したり、従業員に通知したりといった対応が必要です。

在宅勤務で発生する費用は会社側が明確なルールに沿って負担するケースがほとんどです。そこで次に、実際にどのような費用が経費として認識され、企業負担となるのかを確認しておきましょう。

・通信費

Wi-Fiの月額料金や回線使用料などといった自宅でのインターネット通信費は、会社側が経費として負担するケースが多い費用です。また、従業員の自宅のインターネット環境によっては、Wi-Fiルーターの設置費用やブロードバンド回線の工事費用がかかることも考えられます。

ただし、自宅のインターネット回線は従業員が業務時間外に個人的に使用することもあるため、業務使用とプライベート利用の切り分けが難しいという問題点があります。インターネット通信費を全額負担するのか、月額料金のうち業務時間に該当する割合だけを負担するのかなど、明確なルールをあらかじめ設けておくと安心です。

・光熱費

電気代やガス代などといった光熱費は、インターネット通信費に続いて経費として処理されることの多い費用です。ただし、光熱費は業務使用分と個人利用分の線引きが容易でないため、毎月一定額を在宅勤務手当や補助金として支給している企業が目立ちます。

また、1か月あたりの労働時間を算出し、労働時間に該当する割合を支払うという方法も可能です。ただしこの場合、従業員によって個人差が大きくなるため、家族や同居人などの有無によって負担する割合を変えるなどといった対応が必要となります。

・水道代

1日あたり8時間の勤務時間を自宅で過ごすとなれば、それに伴って水道代の負担額が増加します。会社にとっては大きな負担額ではなくても、従業員一人ひとりにとっては重くのしかかることも懸念されます。

そのため、業務内で使用した分の水道代に関しては、インターネット通信費や光熱費と合わせて、在宅勤務手当として支給するなどといった対応が望ましいです。

・パソコンや周辺機器類

在宅勤務では、従業員に私物のパソコンを使って業務に取り組んでもらうことも可能ですが、実際にはセキュリティ面のリスクが高まるのであまりおすすめはできません。

そのため、在宅勤務を長期にわたって導入するのであれば、従業員ひとりにつき1台ずつノート型パソコンを貸し出すことが望ましいでしょう。会社がノート型パソコンを従業員に貸し出す場合は、企業側が全額を負担することが一般的です。

また、在宅勤務においては社内でのやり取りをすべてオンラインで行う必要があるため、ウェブカメラやヘッドセットなどといった周辺機器も合わせて必要になります。在宅勤務を導入する前に、パソコン以外にどのような周辺機器が必要なのか、従業員にヒアリングしておくと安心です。

・文房具などの備品

在宅勤務であっても、勤務で必要となる文法具などの備品は企業側が経費として負担する必要があります。オフィス勤務であれば、企業側でまとめて備品を購入し、従業員がストックから使用すればいいかもしれませんが、在宅勤務ではそうはいきません。

従業員の自宅に備品をまとめて発送しておく、従業員が購入した備品に関しては領収書で対応するなど、具体的にどのようなプロセスで負担していくのかを事前にルール化し、従業員と共有しておくといいでしょう。

ここまでで、在宅勤務における経費になりうる費用について紹介しました。在宅勤務で発生する費用を経費として会社が負担するというプロセスは、一見シンプルで簡単に思えるかもしれません。しかし、実際のところ「どの経費をどこまで負担するのか」というのはとてもデリケートで、トラブルに発展しやすいので注意が必要です。

在宅勤務の費用に関するトラブルを未然に防止するためには、「どの項目を経費として企業側が負担するのか」といったことを前もって明確にルール化しておくことが重要です。在宅勤務を既に導入しているのであれば、できるだけ早く、そして在宅勤務の導入を予定しているのであれば導入前に経費に関するルール決めを行いましょう。

在宅勤務の経費に関するルールは、通常のオフィス勤務とは大きく異なるため、在宅勤務に関する事項を契約書や規定を作成しておくと安心です。「知らなかった…」ということがないように、ルールを口頭で伝えるだけでなく、書面に残しておくようにしましょう。

この記事では、新型コロナウイルスの感染拡大により普及・定着している在宅勤務における経費について詳しく解説しました。在宅勤務には、「業務のオンライン化の促進」「作業効率の向上」などといったメリットがある一方で、業務中に発生する経費の計算は複雑化することが予想されます。事前に明確なルールを定めて、従業員と合意を形成し、在宅勤務をスムーズに定着させていきましょう。

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* 2021年7月時点
・本記事の内容は、公開日時点の情報をもとに作成しています。