オフィス移転にかかる費用とは？その内訳や費用を削減する方法などを紹介

働き方改革が進み、新型コロナウイルスによって新時代の働き方に焦点が当てられる中、オフィスのあり方も変わろうとしています。

国土交通省が2020年8～9月に実施したアンケート調査によれば、本社事業所の移転または縮小を具体的に検討している企業は26％に上ります。また、今後もテレワークが働き方の中心となった場合、60％もの企業がオフィスの縮小を検討すると回答しています。

オフィスを縮小するためには、オフィス自体を変更せざるを得ません。今後、コワーキングスペースの活用や、政府の進める地方創生などの政策が進むにつれ、より多くの企業がオフィス移転を検討することになります。

しかし、そこで大きな問題になるのが費用です。オフィス移転には大きな費用がかかるため、計画的に実施することが重要です。

オフィス移転を行う上では、多額の費用がかかるのが一般的です。オフィス移転の際にかかる費用の内訳について紹介します。

・新オフィスの賃貸契約にかかる費用

新しいオフィスの賃貸にかかる初期費用としては、敷金や礼金、保障委託金、仲介料、火災保険料などが一般的です。

最近は、初期費用が比較的少なく済むオフィスもありますが、基本的には月額オフィスレンタル費の6～12か月分ほどの資金が初期費用として必要になると考えてください。

・内装工事にかかる費用

レンタルしたオフィスをそのままの形で利用できれば安くつきますが、作業の効率化のためにオフィスの内装工事が必要になることが多く、追加の費用がかかることが考えられます。

また、壁面のデコレーションは、職場のイメージを作り出す重要なポイントです。壁紙を張り替えたり、企業のコンセプトを書き込んだりすれば、それだけでも多額の費用が発生します。

さらに、新しいオフィスに合わせたデスクや家具、オフィス用品を購入したり、効率化を高めるために配線の工夫などを行ったりした場合、さらに追加の費用がかかります。

・引っ越し費用

旧オフィスから新オフィスへの移転にかかる引っ越し費用も必要です。例えば、従業員のデスクや椅子、パソコンやロッカーなどの移動に費用が発生します。

また、解体と組み立てが必要な大型の物品などがある場合には、さらに追加の費用がかかります。

・廃棄物の処理費用

大きなオフィスから小さなオフィスに移転する場合、持ち込めなかった家具や機材を処分する必要があります。廃棄物の処理にも、費用がかかるのが一般的です。

また、機密文書など、特別な処理方法が必要なものに関しては、別途費用がかかります。

・オフィスの原状回復費用

オフィスをレンタルした場合、オフィスを元の状態に戻して返却する必要があります。マンションのレンタルでは、経年劣化は貸し主側の負担となりますが、オフィスのレンタル時には、経年劣化で生じた汚れについても修繕した上で返却する必要があります。

契約内容にもよりますが、退去時に修繕費用として大きなお金を要求されることもあるため、事前に確認しておくことが重要です。初回に支払った敷金で支払うことも可能ですが、オフィス利用期間が長かった場合、敷金分だけではまかなえない場合が多くあります。

・その他の諸費用

その他にも、移転によって変わった住所をウェブサイトなどに掲載したり、従業員の名刺の所在地を変更したり、住所付の封筒を準備したりなど、さまざまな費用が発生します。

オフィスの立地によっては、従業員に支払う交通費にも大きな変化が生じ、さらなる費用がかかる場合もあります。

上記で見てきたように、オフィスの移転には多額の費用がかかります。しかし、固定費の中でも大きな割合を占めるオフィス運用の検討は、いつかは実施しなければなりません。最後に、オフィスの移転費用を削減する方法について紹介します。

方法① 助成金や補助金を利用する

地方へのオフィス移転は国が進める政策のひとつのため、さまざまな助成金が利用できます。

例えば、中小企業が時代の変化に対応するために受けられる補助金に「ものづくり補助金」があり、働き方改革のためのオフィス移転費用としても利用できます。また、令和2年には実施されませんでしたが、地方へのオフィス移転にも有効な「地方創造的起業補助金」なども実施されたこともあります。

働き方改革や地方創生などは政府の主要プログラムでもあることから、今後も政府が中心となり、助成金や補助金プロジェクトを実施することは大いにありえるため、最新の情報を常にチェックしてください。

政府のプロジェクトのほかにも、各自治体が企業誘致のための行う制度もあります。例えば、兵庫県神戸市は、本社機能を市外から移転した場合、賃貸の一部をサポートする制度を設けています。

このように、オフィス移転に利用できる助成金や補助金が多数あります。積極的に利用してください。

方法② 新オフィスで使えるものは積極的に利用する

新オフィスで必要なデスクや備品をすべてゼロから準備した場合、多額の費用がかかります。新オフィスでも引き続き利用できるものは積極的に利用することで、備品購入に関する費用を抑えることができます。

また、新オフィスに持ち込めない備品に関しては、フリマアプリなどを活用し、オフィス用品を探している企業に販売することもできます。時間に余裕を持って移転準備を進めることで、処分品をお金に換えることは十分に可能です。

方法③ オフィス設計のプロフェッショナルにサポートを依頼する

オフィスデザインを手掛ける会社に相談すると、それだけでも高い費用が発生すると考える方も多いですが、むしろ無駄を省くことで、より低価格に抑えられる場合もあります。

例えば、通常であれば複数の業者に依頼してオフィス環境の設置を行うところを、ひとつの業者で済ますことができ、総合的な費用を抑えられます。

どれくらいの費用がかかるのかについては、オフィスの条件次第です。まずは見積もりを依頼し、費用を確認してみてください。

本記事では、オフィス移転にかかる費用を紹介するとともに、移転費用を削減するための方法についても紹介しました。オフィスの移転には大きな費用がかかるため、あらゆる方法を探りながら、削減できる部分は削減していくようにしましょう。

また、オフィス移転の費用を削減することはもちろん大切ですが、企業戦略に合わせた適切な環境づくりを行うことも重要です。自社にとって最適な働き方を実現できるような働きやすい環境を作っていきましょう。

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参考：
https://www.mlit.go.jp/kokudoseisaku/content/001371777.pdf
https://www.ut-space.jp/office/column/1540/#:~:text=%E4%BF%9D%E8%A8%BC%E9%87%91%E3%82%84%E6%95%B7%E9%87%91%E3%80%81%E5%89%8D%E6%89%95%E3%81%84%E8%B3%83%E6%96%99,%E3%83%B6%E6%9C%88%E5%88%86%E5%89%8D%E5%BE%8C%E3%81%A8%E3%81%AA%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82

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