これからのオフィスのあり方とは？新たな4つの役割

リモートワークにおける課題の一つに、「業務でのコミュニケーションが難しいこと」が挙げられます。実際、リモートワークを体験した多くの従業員が、そのように感じられているのではないでしょうか？　このコミュニケーションの課題が最も影響するのは、「ビジョン・ミッションの共有、経営戦略の浸透」です。特に、リモートワークを長い期間続けていると、コミュニケーションが困難になることにより、ビジョンやミッション、および経営戦略が正確に共有されなくなる可能性があるのです。それはなぜでしょうか？

本来、ビジョンやミッションは、全ての従業員にとって重要な羅針盤となります。特に、ビジネス環境が大きく変わる状況下においては、その重要性はさらに増すと考えられます。「企業がどのようなことを目指しているのか」を全従業員が共有することで、事業のパフォーマンスを最大化することが可能になるのです。

そして、ビジョンやミッションは、往往にして、経営層のパッションやストーリー、場合によっては存在感によって、パワフルに伝えられるものです。また、経営層以下のチームリーダーをはじめ、従業員同士が日々のコミュニケーションの中で確認し合うことで、さらに継続的な共有、浸透が実現できます。

しかし、リモート環境では、これらを効果的に伝えきることは非常に難しいといえます。加えて、経営層自身が、これらが従業員にどれくらい伝わっているかを感じることは、なかなかできません。また、従業員同士も、ビジョンやミッション、戦略を、意識して時間をとることがない限り、共有する機会はあまりないでしょう。

リアルなオフィスに求めること。それは、「ビジョン・ミッション・経営戦略の共有、浸透に活用すること」。だからこそ、ビジョンやミッション、経営戦略を目的にした、リアルに対面する中での、経営層によるスピーチ、チーム毎のラウンドテーブル、1対1の面談は、非常に重要であるといえます。さらにいえば、ビジョンやミッションを体現した空間、環境を作ることは、リアルなオフィスがあって初めて実現できることです。

同じく、リモート環境でのコミュニケーション課題から生まれやすいことの一つに、「ミスコミュニケーションによる仕事の質の低下」が挙げられます。具体的には、コミュニケーション不足、正確でないコミュニケーションによって、無駄な仕事に時間をかけている、取り組む仕事自体が間違っているということが、往々にして発生します。

その原因の多くは、リモート環境の中では、雑談のような無目的なコミュニケーションが少なくなることで、「それぞれの従業員が何を考えているか」「どのような問題を抱えているか」、また、「心境はどうか」「調子はどうか」という多くの情報をうまくキャッチすることができないことにあります。また、場合によっては、十分な信頼関係を維持することが難しいため、効果的なコミュニケーションが実現できないこともあり得ます。本来、効果的なコミュニケーションは、強い信頼関係の上で、互いの置かれた状況、状態を正確に把握し、それを踏まえたコミュニケーション行うことから生まれるのです。

リアルなオフィスで、従業員がある程度の頻度で顔を合わせながら、互いの考えること、悩み、置かれた状況をアップデートし、共有することは、一見無駄なことのように思えます。しかし、チームワークを創出し、効果的なコミュニケーションを最大化するのに欠かせないものであるといえます。
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リモート環境で仕事をする中で、多くの方が感じられるのが、「普段は関わることが少ない他部署との弱いつながりの形成が難しい」ということです。

そうしたことから、直接会えばすぐ解消できるような些細な問題も、コミュニケーションが難しいことで、非常に時間がかかるということが発生してしまいます。また、そういった理由で問題が解消されないまま放置されることも、発生しやすくなることが考えられます。例えば、経理、法務、人事といったバックエンドの部署にとっては、各部署が抱える課題をキャッチし、改善していくためには、多部署との広いコミュニケーションが欠かせません。しかし、そのようなコミュニケーションがなされないために、細かい問題が解決されず、深刻な問題に繋がってしまうということも考えられます。

さらに、他チームもしくは社外の人とのリアルなコミュニケーションは、さまざまな気づきを生み、仕事を大きく進める可能性があります。特に、近年、重要性が増しているイノベーション関連の部署にとっては、他部署とのコミュニケーションからさまざまなインサイトを得ることが非常に重要です。リモート環境では、何気ない気づきやインサイトから、今までに考えもしなかったアイデアが生まれる、といったことが起きにくくなるのは、想像に難くありません。

弱いつながりが課題解決のきっかけや、イノベーションの種となるような気づきを提供するという意味において、リアルなオフィスの重要性を改めて確認できます。

裏を返せば、リアルなオフィスには、そのような弱いつながりを生む機会や場所が設計されていることが、とても重要である、ということもいえるのではないでしょうか。

最後に、「従業員の自由で柔軟な働き方を推進させ、モチベーションや生産性を向上させること」も、仕事の質を向上させるために非常に重要です。そのために、オフィスはどうあるべきでしょうか？

まず考えるべきは、オフィスの中で、ABW (Activity Based Working) を実現することが重要です。ABWとは、「自分で状況に合わせて最適な場所を選ぶことができるワークスタイル」を指します。オープンな共有エリア、電話会議ができるフォンブース、気軽に会議ができる会議ブース、目的に応じた会議室など、多様な場を用意しながら、ABWを促進することで、従業員の生産性を向上させましょう。

また、在宅勤務では快適に仕事をする環境が整っていない、共働きや子供がいて在宅勤務では集中ができないといった従業員にとっては、オフィスは今まで通り「集中して仕事をする場所」としての役割を果たします。

この機会に、コワーキングスペースなどのフレキシブルオフィスを活用し、サテライトオフィスを従業員の居住近郊エリアに設置できれば、通勤や移動等の彼らの負担を今まで以上に軽減することも可能です。従業員の柔軟な働き方を促進し、彼らのモチベーションや生産性の向上のきっかけとなり得ます。

ここまで、オフィスの役割を挙げてきましたが、そのような役割を果たすオフィスを設計、選択する上で、何が重要になってくるでしょうか？

前述した①〜③に共通するリアルなオフィスの要素は、「リモート環境では実現できない、多様で豊かなコミュニケーションを促進し、仕事のパフォーマンスを上げる」ということです。したがって、オフィスやデザインの設計、選択においては、どのようにして多様なコミュニケーションを生み出すかが、重要な要素になるといえます。具体的には、コミュニケーションを効果的に生み出すための、従業員が自由に利用できる共用エリア、気軽に会話を始められる会議ブースなど、オープンでクリエイティブなオフィススペースを重視しましょう。

また、ソフト面で、多様なコミュニケーションを生む「しかけ」や「しくみ」を積極的につくっていくことも忘れてはなりません。特に、経営層と従業員のオープンなコミュニケーションを効果的に創出する施策を継続的に実施することは、大きな効果を発揮するでしょう。具体的には、経営層から定期的に戦略をアップデートするラウンドテーブル、経営層とのランチ会、経営層と従業員が一体となったオフサイトなどが考えられます。こうしたさまざまな施策が、豊かで強固な企業文化を醸成し、社内コミュニケーションを、よりオープンで効果的なものとするでしょう。

併せて、④で述べたように、「多様な働き方の選択肢を提供すること」も大切な要素です。特に、在宅勤務ではパフォーマンスが下がってしまう従業員に対しては、サテライトオフィスを提供することも検討しましょう。サテライトオフィスを設置する際は、従来型のオフィスリースではなく、コワーキングスペースのようなフレキシブルオフィスなどで、コストを抑えながら、柔軟に運用することも考えておくことをおすすめします。また、オフィス選定の際は、テレワークが快適に行えるようなオフィス機能があるかどうかも、重要なポイントです。詳しくは、下記記事をご一読ください。

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